Hur bör informationen organiseras i SharePoint och Teams för att Copilot ska fungera effektivt?

Den betalda Microsoft 365 Copilot kan hämta, sammanfatta och kombinera information från SharePoint, Teams och andra Microsoft 365-appar. Detta fungerar effektivt och säkert endast om informationshantering och behörigheter är vettigt organiserade.

I den här artikeln går vi igenom tips som hjälper företagets anställda att få mer nytta av Microsoft 365 Copilot.

1. Informationssäkerhet och behörigheter

• Säkerställ Microsoft 365:s och Copilots informationssäkerhet
• Hantera behörigheter och synlighet

2. Informationshantering

• Skapa en logisk mappstruktur
• Namnge dokument beskrivande
• Lägg till förklarande beskrivningar i filer
• Undvik dubbla data och föråldrade versioner

3. Kommunikation

• Använd mötesanteckningar och transkribering i Teams
• Diskutera i Teams eller via e-post i kontext

4. Utbildning

• Utbilda personalen i att använda Copilot smart

1. Informationssäkerhet och behörigheter

Säkerställ Microsoft 365:s och Copilots informationssäkerhet

Säker användning av Microsoft 365 och Copilot kräver noggrant definierade säkerhetsinställningar. Här är en sammanfattning av bästa praxis baserade på rekommendationer från Cybersäkerhetscentret:

• Säkerställ autentisering och åtkomstkontroll
• Granska behörigheter och datasy­nlighet
• Skydda e-post och kommunikation
• Förhindra oavsiktligt läckage av känslig information, t.ex. personuppgifter
• Aktivera övervakningsloggar och varningar

Läs mer om säkerhetsinställningar för Microsoft 365 rekommenderade av Cybersäkerhetscentret

Hantera behörigheter och synlighet

• Se till att användare endast har tillgång till information som rör dem
• Copilot får bara tillgång till den information som användaren har rätt att se
• Se till att viktig information finns i rätt team eller SharePoint-webbplatser, inte gömda i privata mappar
• Om viktiga dokument bara finns i personlig OneDrive, kanske de inte syns i Copilots svar till teamet

2. Informationshantering

Skapa en logisk mappstruktur

Teams och SharePoint hänger ihop, och varje Teams-grupp skapar automatiskt en SharePoint-webbplats i bakgrunden. 

Skapa team efter ämnesområden, till exempel:

• Ekonomi
• HR
• Försäljning
• Projekt
• Ledning

Då svarar Copilot användaren bara utifrån den data som denne har åtkomst till. 

Till exempel svarar säljaren bara utifrån sin åtkomliga data, medan ledningen som ingår i alla grupper får svar baserade på all tillgänglig information.

Namnge dokument beskrivande

Använd följande struktur för filnamn:
[Typ]_[Beskrivning]_[Datum eller år].(docx/xlsx/pdf)

Exempel:

• Budgetplan_Ekonomiavdelning_2025.xlsx
• Avtal_KundX_signerat_2024.pdf
• HR_Introduktionsguide_2025.docx
• Projektrapport_CaseY_Q2_2025.xlsx

Undvik namn som Nytt_dokument.docx, Rapport_senaste.docx, Kopia1.docx.

Lägg till förklarande beskrivningar i filer 

• I SharePoint kan du lägga till anpassade kolumner (t.ex. kund, projekt, status)
• Copilot kan använda dessa metadata vid sökning och filtrering
• Exempel: "Visa alla godkända offerter från 2024 för kund X"

Undvik dubbla data

• Spara inte samma dokument på flera ställen – använd länkar eller delade platser när du delar filer
• Behåll en "single source of truth": t.ex. en officiell version av ett avtal
• Versionshantering: Använd SharePoints versionshistorik istället för att skapa kopior som avtal_v1, avtal_v2, avtal_final. Copilot vet inte vilken version som är den rätta
• Radera föråldrade eller duplicerade filer regelbundet
• Copilot vet inte vilken filversion som är officiell. Se till att teamet vet var den "sanna källan" finns

3. Kommunikation

Använd mötesanteckningar och transkribering i Teams

Copilot kan använda anteckningar, inspelningar och transkribering från Teams-möten – vilket gör att den kan svara på frågor som:

"Vad beslutades på kundmötet förra veckan?"
"Vad sa Mika om projekt X?"

• Aktivera automatisk transkribering av möten i Teams
• Använd funktionen Mötesanteckningar (Meeting Notes) aktivt
• Namnge möten beskrivande: Kundmöte - FöretagX – Uppstartsmöte.mp4

Diskutera i Teams eller via e-post i kontext

• När du delar en fil i Teams, lägg till kontext i meddelandet: "Här är den senaste versionen av kundavtalet, med tillagt nytt betalningsvillkor."
• Copilot kan senare dra nytta av denna kontext

4. Utbildning

Utbilda personalen i att använda Copilot

Informera om var dokument ska sparas, hur man samarbetar i dem och hur information delas inom teamet och externt.

Skapa guider eller exempel på frågor som teamet kan använda.

• Till exempel: "Fråga Copilot: Visa den senaste versionen av projektplanen för team X."
• “Skapa en sammanfattning av förra veckans projektmötesanteckningar.”
• “Hitta den senaste HR-riktlinjen för distansarbete.”
• “Visa kundavtal med status 'väntar på signatur’.”

Har ni redan Copilot i bruk? 

När du bygger en logisk struktur, namnger filer tydligt och säkerställer rättigheter och säkerhet, får du mycket mer ut av Copilot.

Även små förbättringar kan ge bättre sökresultat, spara tid och minska manuell letning. Samtidigt ser du till att informationen är i rätt händer.

Vi hjälper gärna till om ni vill säkerställa att era data är Copilot-redo eller behöver stöd vid införande, säkerhet eller utbildning.

Kontakta oss så hittar vi rätt väg framåt för er!