Työplus - Videoneuvottelu säästää työaikaa ja parantaa etäkokousten laatua

Työplus tarjoaa työterveyspalveluita ja myös muita terveys- ja hyvinvointipalveluita kattavasti Keski-Pohjanmaan alueella.

Työplus palvelee noin 1600 yritystä, 1 000 yrittäjää ja 27 000 henkilöasiakasta kaikilta toimialoilta. Laajalla maantieteellisellä alueella toimiva yritys hyödyntää ahkerasti videoneuvotteluja oman sisäisen työn laadun parantamiseen ja ajan säästämiseen.

Meillä on yhteensä yhdeksän toimipistettä, jotka sijaitsevat Kokkolassa, Kokkolan suurteollisuusalueen Port Towerissa, Pietarsaaressa, Uusikaarlepyyssä, Kannuksessa, Toholammilla, Kruunupyyssä, Teerijärvellä ja Tunkkarissa. Vahvuutemme on todella asiantunteva ja osaava henkilöstö ja voimme olla ylpeitä palvelumme laadusta, kertoo Työplussan palvelujohtaja Heidi Rintala.

Videoneuvottelujen hyödyntäminen viikoittaisessa työssä

Rintala vastaa Työplussan palvelujen kehittämis- ja laatutyöstä. Yksi sisäisen toiminnan laatua parantava ratkaisu on ollut videoneuvottelujen hyödyntäminen viikoittaisessa työssä. Keski-Pohjanmaan Konttoripiste toimitti Työplussalle luotettavan kokonaisratkaisun videoneuvotteluja varten.

– Meillä on seitsemän Konttoripisteen toimittamaa videoneuvottelulaitteistoa neljässä eri yksikössä. Kokkolassa on kolme laitteistoa, Pietarsaaressa kaksi, Kannuksessa yksi ja Tunkkarissa yksi. Pidämme viikoittain esimerkiksi johtoryhmäpalaverit videoneuvotteluina niin, että eri toimipisteiden palvelupäälliköt voivat osallistua niihin videoyhteydellä, Rintala kertoo.

– Pääasiallinen käyttötarkoitus on nimenomaan sisäiset palaverit, mutta sen lisäksi videoneuvottelua hyödynnetään esimerkiksi koulutuksissa. Juuri äsken eräs lääkärimme aloitti etäluennon Tunkkarin yksikköön Avokuntoutukseen osallistuville. Tarve videoneuvotteluratkaisulle oli ilmiselvä. Ensimmäinen ratkaisu ei toiminut, joten Työplussalla päätettiin turvautua uuden ratkaisun hankinnassa Konttoripisteen apuun.

– Aiemmassa ratkaisussa oli todella paljon ongelmia joko laitteistossa tai yhteyksissä. Toimipisteidemme välillä on kuitenkin etäisyyttä ja emme halua käyttää henkilökuntamme työaikaa tien päällä. Tällä tavalla tehostamme työajan käyttöä. Onneksi nyt voimme todeta, että nämä uudet laitteet ovat todella toimintavarmat ja helppokäyttöiset, Rintala kehuu. Videoneuvottelujärjestelmän luotettavuus on kaikki kaikessa Kun tavoitteena on työajan säästö ja toiminnan tehostaminen, silloin järjestelmän toimintavarmuus on erittäin tärkeää.

Palvelusopimuksella varmistetaan laitteiden tuki ja toiminta, kertoo Heidi Rintala.

– Meidän ei tarvitse jännittää sitä, saammeko yhteyden. Toinen videoyhteyden merkittävä hyöty on se, että kun puhumme kasvotusten, kommunikaation laatu paranee ja saamme paremman yhteyden keskustelukumppaniin muutenkin kuin tekniikan puolesta. Palvelusopimuksella varmistetaan videoneuvottelulaitteiden tuki ja toiminta Se helpottaa, että Konttoripisteen tukihenkilöt ovat tässä lähellä Kokkolassa, Pietarsaaressa ja Kannuksessa. Ja toki voimme soittaa myös suoraan laitetoimittajalle, yhteys sinnekin on aina toiminut nopeasti, Rintala kiittää. Rintalan mukaan ratkaisussa kuunneltiin herkällä korvalla Työplussan tarpeita.

– Tarvitsimme esimerkiksi sellaiset näytöt, joilla saadaan yhteys useammasta paikasta yhteen luentotilaisuuteen ja samalla esitysnäkymä pitää saada hyvin esille kaikille, jotka ovat läsnä vain videoyhteyden kautta.

Konttoripisteen Tuomo Lahti korostaa räätälöidyn ratkaisun merkitystä.

– Kun lähdemme rakentamaan asiakkaalle ratkaisua videoneuvotteluun, kyseessä ei ole koskaan niin sanottu pakettikauppa, vaan ensin teemme aina asiakaslähtöisen kartoituksen tarpeesta ja vasta sitten annamme räätälöidyn ratkaisuehdotuksen, Lahti valottaa.

– Me ymmärrämme päämiehemme Praecomin järjestelmän vaatimukset ja voimme toteuttaa asennuksen ja ylläpidon. Videoneuvotteluratkaisuissa painottuu myös se, että asiakkaasta huolehditaan vielä asennuksen jälkeenkin. Työplussankin kohdalla järjestelmän asennuksen jälkeen pidetyt seurantapalaverit osoittautuivat erittäin hyödyllisiksi. Niillä varmistettiin ensinnäkin se, että laitteet toimivat kuten pitää. Toisaalta käytön myötä asiakkaalla nousi esiin kysymyksiä, joissa me pystyimme sitten olemaan avuksi. Lahti kertoo, että Konttoripiste toimittaa videoneuvotteluratkaisuja useille asiakkaille vuoden aikana. Uusimpia asiakkaita ovat esimerkiksi Keski-Pohjanmaan Kirjapaino, Feelia ja Pept. Lahti vahvistaa Rintalan näkemykset säästöistä ja laadun paranemisesta.

Videoneuvottelulla kustannussäästöjä ja ympäristöystävällisempää toimintaa

– Videoneuvottelulla haetaan kustannussäästöjä. Palaverin takia ei ole välttämättä pakko lähteä Helsinkiin. Sen myötä tässä huomioidaan myös hiilijalanjälki.

– Mutta ennen kaikkea kyse on ajan säästöstä. Yleensä työmatka palaveriin tehdään aamulla tai illalla työajan ulkopuolella. Nyt sen ajan voi käyttää oikeasti vapaa-aikaansa.

– Tänä päivänä ihmisten arvostus omaa aikaa kohtaa on kasvanut merkittävästi. Ja nykyaikaisessa tietotyössä myös ihmisten välinen kommunikaatio on lisääntynyt valtavasti. Kun yhteydenpito on helppoa ja vaivatonta, on havaittu, että palaverit pysyvät lyhempinä ja laadukkaampina, Lahti summaa.

Keski-Pohjanmaan Konttoripiste