Kymen Vesi - Työyhteisöviestinnällä räätälöityä tietoa eri yksiköiden tarpeisiin

Kymen Vesi Oy on kolmen kunnan omistama vesihuoltoyhtiö. Vesihuoltoyhtiö toimittaa talousvettä Kotkan, Etelä-Kouvolan ja Pyhtään asukkaille. Mussalossa sijaitsevalla jätevedenpuhdistamolla käsitellään Kotkan, Haminan, Pyhtään, Virojoen, Miehikkälän ja Etelä-Kouvolan jätevedet.

Digitalisaatio mukana toiminnan kehittämisessä

Kymen Vedellä työskennellään maantieteellisesti kaukana toisistaan ja iso osa henkilöstöstä tekee ns. kenttätyötä. Haasteena on ollut saada tieto kulkemaan ja helposti saataville. Tällä hetkellä kolmessa eri toimipisteessä on viisi iDiD -infonäyttöjärjestelmää, jotka Data Group SataIT on toimittanut.

”Infonäyttöratkaisu on parantanut tiedonkulkua organisaatiossamme merkittävästi”, kertoo Kymen Veden viestintäpäällikkönä toimiva Kati Aronen. Työyhteisöviestintä on meillä kaikkien vastuulla. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että oikeudet infonäyttöjen sisällöntuotantoon on kaikilla, joilla on oman työn puolesta tiedotettavaa muille. Työyhteisöviestintä hoidettiin aiemmin sähköpostitse, mutta tällä hetkellä pääpaino on intran lisäksi infonäyttöviestinnässä. Integroimme iDiD -ohjelman myös intranettiin, joten uutisia ja tapahtumia ei tarvitse päivittää kahteen paikkaan, ne näkyvät automaattisesti infonäytöillämme.

Infonäytöt mahdollistavat räätälöidyn tiedon saamisen eri yksiköiden tarpeisiin. Kaikille näkyy esimerkiksi ajankohtaisia tiedotteita ja tapahtumia. Jotkut yksiköt käyttävät infonäyttöä myös työnsuunnitteluun.

"Työsuunnitelmakalenteri linkitetään infonäyttöön, josta kaikki yksikön työntekijät näkevät suunnitelman. Kalenteriin saa kätevästi merkittyä tulevat työt esimerkiksi toistuvat viranomaisvelvoitteet. Tällä tavalla työntekijät pystyvät suunnittelemaan työviikon välttämättömät työt. Myös säätiedot löytyvät infonäytöltä, koska meidän toimialallamme on tärkeää varautua ennakkoon esimerkiksi rankkasateisiin ja poikkeuksellisiin sääolosuhteisiin” kertoo Kymen Veden automaatioteknikko Timo Leppänen.

Infonäytöt ovat saaneet hyvää palautetta henkilöstöltä. Infonäyttöjen kautta jaettu tieto on helppo lukea näytön ohi kulkiessa tai kahvitauoilla. Esimerkiksi kahvitauolla infonäytöllä tiedotettavista asioista tulee helpommin keskustelua verrattuna sähköpostiviestintään. Tarkoitus on, että tärkeät ajankohtaiset tiedot ovat kaikkien saatavilla.

Nykyaikaiset kokoushuoneratkaisut

Infonäyttöjen kanssa samaan aikaan uudistettiin kokoushuoneratkaisut. Korona-aika joudutti pohtimaan kokoushuoneratkaisujen kehittämistä vastaamaan paremmin käyttötarpeita.

”Kokousten järjestämisessä tullaan jatkossakin suosimaan sekä Teams- että hybridimallin kokouksia. On tärkeää, että kaikki osallistujat näkevät kokouksessa toisensa, joten muun muassa kokoushuonekamerat uusittiin muun laitteiston ohella. Tulevaisuuden tarpeita ennakoiden ja digitalisaation huomioiden haluamme minimoida myös hiilijalanjäljen ratkaisuissamme. Me arvostamme aktiivista yhteistyötä ja asiantuntevaa IT-kumppania, joka osaa suositella juuri meidän toimintaympäristöön sopivia ratkaisuja", toteaa Leppänen.