Kennel-Rehu

Yrityksen tietosuoja-asiat kerralla kuntoon

Kennel-Rehussa ja Uninovassa valittiin Data Groupin tarjoama kokonaisratkaisu, jolla yritysten tietosuoja-asiat saatiin kerralla hoidettua EU:n tietosuoja-asetuksen edellyttämälle tasolle.

Pyhtääläisessä Kennel-Rehussa käsitellään sekä asiakkaiden että henkilöstön tietoja, joten EU:n tietosuoja-asetuksen täyttäminen vaatii toimenpiteitä. Ann-Mari Riihimäki sanoo, että asian hoitaminen hyvissä ajoin toi mielenrauhan.

Pyhtääläisen Kennel-Rehun toimistossa on siivottu kaappeja ja mappeja tänä keväänä ahkerasti. Tällä kertaa kyse ei ole tavanomaisesta kevätsiivouksesta, vaan käytännönläheisestä valmistautumisesta EU:n uuteen tietosuoja-asetukseen.

Asetus on ollut voimassa jo vuodesta 2016 asti, mutta sitä aletaan lopullisesti soveltaa toukokuussa. Suomalaisyrityksillä on siis enää alle kaksi kuukautta aikaa huolehtia siitä, että yrityksen tietoturva on EU:n uuden tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen.

Kennel-Rehun myynnistä vastaava Ann-Mari Riihimäki kertoo, että tietosuoja-asetus otetaan yrityksessä vakavasti. Koiranruokaa valmistava Kennel-Rehu työllistää yhteensä 13 henkilöä ja asiakkaista suurin osa on kuluttaja-asiakkaita, joten uusi asetus vaikuttaa moneen asiaan.
– Asiakkaat osoittavat meille luottamuksensa antamalla tietojaan, joten meidän pitää olla sen luottamuksen arvoisia. Nykyisin ei voi enää luottaa siihen, ettei mitään satu.

Kokonaisratkaisu toi mielenrauhan

Kennel-Rehussa ryhdyttiin asetuksen osalta tositoimiin vuodenvaihteessa. Apuna oli Data Groupin asiantuntija, jonka kanssa kartoitettiin ensimmäisenä tietosuojan nykytilanne, ohjelmistot ja mahdolliset muutostarpeet.

Sen jälkeen Riihimäki sai käyttöönsä juuri heidän yritykselleen räätälöidyt toimintaohjeet, tarkistuslistat ja asiakirjamallit yhtenä pakettina. Ohjeet käytiin läpi vielä yhdessä Data Groupin asiantuntijan kanssa.

Vastaavanlaiseen kokonaisratkaisuun päädyttiin myös haminalaisessa kierrätysmetalleja käsittelevässä Uninovassa. Maie Kollom sanoo, että perinpohjainen perehtyminen asetuksen kiemuroihin olisi vienyt aikaa suoraan arkisesta työstä, eikä lopputulos olisi siltikään ollut välttämättä oikeanlainen.

Siksi sekä Kollom että Riihimäki painottavat ammattilaisen tekemän kokonaisratkaisun helppoutta ja sen tuomaa mielenrauhaa.
– Voi olla, että joihinkin asioihin olisi saattanut jopa ylireagoida, jos olisi itsenäisesti niitä yrittänyt ratkaista, Riihimäki huomauttaa.

Yllätyksiä tuli ilmi

Tietosuoja-asetus mielletään helposti koskemaan pelkästään yrityksen it-ratkaisuja, vaikka todellisuudessa se on otettava huomioon kaikessa, missä käsitellään ihmisten henkilötietoja.

Molemmissa yrityksissä tuli prosessin aikana esille asioita, joita yrittäjät eivät omien sanojensa mukaan olisi tulleet välttämättä edes ajatelleeksi. Esimerkiksi avoimia työhakemuksia ei voi enää säilyttää kuin rajatun ajan, ja lupa siihen on pyydettävä hakijalta.
– Yli 40 vuoden aikana yritykseen näyttää kertyvän kaikenlaista paperia, joka nyt hävitetään, jotta toimimme asetusten mukaan, Riihimäki kertoo.

Käytännön elämä muuttuu sekä Uninovassa että Kennel-Rehussa lopulta vähän, sillä molemmissa yrityksissä tietosuoja oli jo ennestään varsin hyvällä mallilla muun muassa pilvipalveluiden käytön myötä.

Tietosuoja-asetuksen vaatimukset aiotaan käydä molemmissa yrityksissä huolellisesti läpi myös henkilöstön kanssa.
– Nyt asiat ovat hyvällä mallilla, mutta varmasti ohjeita ja toimintamalleja pitää päivittää jatkuvasti myös tulevaisuudessa, Riihimäki sanoo.