Microsoft 365 vai Google Workspace yritykselle — kumpi sopii paremmin?

Tätä kysytään meiltä usein. Molemmissa on hyvät puolensa, mutta suomalaiselle pk-yritykselle vastaus on useimmiten selvä, kunhan tietää mitä vertailla.

Lyhyt vastaus

Useimmille pk-yrityksille Microsoft 365 osoittautuu käytännöllisemmäksi vaihtoehdoksi. Erityisesti, jos yrityksessä käytetään paljon Exceliä, Wordia ja Powerpointia, asiakkaat ja kumppanit käyttävät Microsoft-tuotteita, ja teillä on Windows-laitteet sekä tarve hallita niitä keskitetysti.

Google Workspace on vahvempi valinta, jos tiimi tekee kaiken pilviselaimessa, yhteismuokkaus on jatkuvaa ja hinta ratkaisee. Se toimii erityisen hyvin startupeille ja yrityksille, joilla ei ole vanhoja järjestelmiä.

Suomessa Microsoft-tuotteet ovat hyvin yleisiä yritysympäristöissä, joten tiedostojen yhteensopivuus on monelle pk-yritykselle käytännössä tärkeä tekijä. Google Workspace tarjoaa kuitenkin joitakin etuja, joten tarjoamme asiakkaillemme molempia vaihtoehtoja.

Vertailu rinnakkain

Ominaisuus	Microsoft 365	Google Workspace	Voittaja
Hinta alk. (Business perustaso)	n. 11 € / käyttäjä / kk	n. 7 € / käyttäjä / kk	Google Workspace
Office-ohjelmat	Word, Excel, PowerPoint — alan standardi	Docs, Sheets, Slides — toimivat, mutta rajoitetummat	Microsoft 365
Sähköposti	Outlook — laajat hallintaominaisuudet	Gmail — tuttu, yksinkertainen	Tasavertainen
Yhteistyöominaisuudet	Teams — viestintä, videoneuvottelut, tiedostot	Meet, Chat, Drive — sujuvat, selainpohjainen	Tasavertainen
Tietoturva ja hallinta	Intune, Entra ID, kehittyneet tietoturvakontrollit	Google Admin — yksinkertaisempi, mutta rajoitetumpi	Microsoft 365
Yhteensopivuus muiden kanssa	Alan standardi Suomessa — lähes kaikki käyttävät	Toimii, mutta tiedostomuunnokset voivat aiheuttaa ongelmia	Microsoft 365
Laitteiden hallinta	Vahva Windows-integraatio, Intune MDM	Hyvä Android-integraatio, rajoitetumpi Windows	Microsoft 365
Helppous aloittajalle	Laajempi, mutta tuttu monille	Yksinkertaisempi käyttöliittymä	Google Workspace
Tallennustila	1 TB / käyttäjä OneDrivessa	30 GB – 5 TB (riippuu paketista)	Tasavertainen
Tekoäly	Copilot — integroitu Word, Excel, Outlook, Teams	Gemini — integroitu Docs, Sheets, Gmail, Meet	Tasavertainen

Tekoäly työn tukena: Microsoft Copilot vs. Google Gemini

Tekoälyassistentti on noussut yhdeksi tärkeimmistä syistä valita alusta. Molemmat ovat rakentaneet tekoälyn suoraan toimisto-ohjelmiinsa, mutta käyttötapa ja vahvuudet eroavat toisistaan.

Microsoft Copilot toimii suoraan Wordissa, Excelissä, PowerPointissa, Outlookissa ja Teamsissa. Se osaa esimerkiksi tiivistää pitkän sähköpostiketjun, kirjoittaa ensimmäisen luonnoksen tarjouksesta Wordiin tai rakentaa kaavoja Exceliin pelkän kuvauksen perusteella. Vahvuus näkyy erityisesti silloin, kun yrityksessä tehdään paljon dokumentteja, taulukkolaskentaa ja esityksiä. Copilot tuntee jo valmiiksi tiedostojen sisällön ja keskustelut Teamsista. Lisäksi Copilot loistaa koodauksessa ja ohjelmistokehityksen tukemisessa, ja se tarjoaa yrityksille erittäin vahvan tietoturvan, jolloin syötetyt tiedot pysyvät varmasti organisaation sisällä.

Google Gemini toimii vastaavasti Docsissa, Sheetsissä, Gmailissa ja Meetissä. Se on erityisen vahva nopeissa, selainpohjaisissa työnkuluissa: sähköpostien luonnostelu, palaverimuistiinpanojen koostaminen Meetistä ja yhteismuokattavien dokumenttien nopea jatkojalostus. Geminillä on kyky käsitellä valtavia tietomääriä kerralla (kuten kokonaisia kirjoja, pitkiä kooditiedostoja tai tunteja videota) sekä ymmärtää tekstiä, kuvaa ja ääntä rinnakkain. Gemini tukeutuu myös laajemmin Google-hakuun, mikä tekee siitä ketterän taustatiedon hakemiseen kesken työn.

Käytännön ero: Copilot on vahvempi, kun työ keskittyy raskaampiin Office-tiedostoihin (monimutkaiset Excel-mallit, virallisemmat Word-dokumentit, esitykset asiakkaille) tai kun korostetaan tietoturvaa ja koodausta. Gemini on sujuvampi, kun työ on kevyempää, tapahtuu kokonaan selaimessa tai kun tarvitsee analysoida suuria, monimuotoisia mediatiedostoja ja pitkiä aineistoja.

Molemmissa tekoälyominaisuus vaatii yleensä erillisen lisämaksun peruspaketin päälle (Microsoft 365 Copilot ja Gemini for Workspace ovat lisäosia, eivät sisälly halvimpiin perustason tilauksiin). Kannattaa siis laskea kokonaishinta mukaan lukien tekoäly, ei vain peruspakettia.

Kenelle kumpikin sopii?

Microsoft 365 sopii parhaiten Yrityksille, joissa käytetään Exceliä, Wordia tai PowerPointia päivittäin. Yrityksille, joilla on Windows-laitekanta tai ne suunnittelevat hankkivansa sellaisen. Yrityksille, joiden asiakkaat ja kumppanit käyttävät Microsoft-tuotteita. Yrityksille, joissa tietoturva ja laitteiden hallinta on tärkeää.

Google Workspace sopii parhaiten Yrityksille, joissa kaikki työ tehdään selaimessa eikä tarvita paikallisia ohjelmia. Yrityksille, jotka ovat jo pitkään käyttäneet Gmailia ja Google-tuotteita. Startupeille ja pienille tiimeille, joille hinta on tärkeä kriteeri. Yrityksille, joilla on monia Chromebook-laitteita.

Hinta — mitä oikeasti maksat?

Listahinnat ovat vain osa totuutta. Käytännössä Microsoft 365:n kokonaiskustannus voi olla korkeampi, mutta se sisältää enemmän: kehittyneemmät tietoturvaominaisuudet, laitteiden hallinnan ja paremman integraation hallintoon.

Data Groupin IT-PalveluPaketissa Microsoft 365 sisältyy pakettiin. Emme veloita lisenssejä erikseen. Microsoft 365 Business Standard tai Premium, hallinta, tuki ja tietoturva kuuluvat kuukausihintaan. Ei erillisiä laskuja Microsoftilta, vaan hoidamme kaiken yhden sopimuksen alla.

Vaihtaminen jälkikäteen voi olla kallista

Mitä pidempään ympäristöä käytetään ja mitä enemmän integraatioita kertyy, sitä työläämmäksi ja kalliimmaksi vaihto yleensä muuttuu.

Tee siis valinta huolella alusta alkaen. Jos olet epävarma, Microsoft 365 on varmempi valinta pidemmällä aikavälillä suomalaisessa pk-yritysympäristössä.

Usein kysytyt kysymykset

Kumpi on parempi pienelle yritykselle — Microsoft 365 vai Google Workspace?

Microsoft 365 on parempi valinta suurimmalle osalle suomalaisia pk-yrityksiä. Yhteensopivuus asiakkaiden kanssa, vahvempi tietoturva ja laitteiden hallinta sekä tuttujen Office-ohjelmien täydet versiot tekevät siitä kustannustehokkaamman kokonaisuuden, vaikka listahinta on hieman korkeampi.

Voinko käyttää Google Workspacea ja Microsoft 365:tä samaan aikaan?

Teknisesti kyllä, mutta se monimutkaistaa hallintaa merkittävästi. Yleensä järkevintä on valita yksi alusta ja sitoutua siihen. Siirtymäaikana kahden alustan käyttö on ymmärrettävää, mutta pidemmäksi aikaa se on kallis ratkaisu.

Onko Microsoft 365 turvallisempi kuin Google Workspace?

Molemmat ovat lähtökohtaisesti turvallisia, kun ne konfiguroidaan oikein. Microsoft 365 tarjoaa laajemmat yritysturvallisuuden hallintatyökalut, kuten Intune-laitteidenhallinta ja edistyneet uhkiensuojaukset. Kummassakaan pelkkä käyttöönotto ei riitä, vaan tietoturva vaatii aktiivista hallintaa.

Varaa maksuton keskustelutuokio

Kumpi alusta sopii teille, tai pitäisikö siirtyä toiseen? Asiantuntijamme käy läpi nykyisen työympäristönne, kartoittaa mihin Microsoft 365 tai Google Workspace vaikuttaa, ja antaa konkreettisen suosituksen tekoälyominaisuudet huomioiden. Keskustelu ei sido mihinkään, ja saat selkeän pohjan päätöksenteolle.

Ota yhteyttä