5 syytä, miksi yhä useampi yritys ottaa Microsoft 365 Copilotin käyttöön

"Missä se tiedosto taas oli?"

Todennäköisesti lähes jokaisessa yrityksessä tapahtuu päivittäin sama asia. 

Joku etsii Teamsista vanhaa keskustelua. Toinen yrittää löytää oikeaa Exceliä SharePointista. Kolmas kirjoittaa sähköpostia, johon on vastattu jo kolme kertaa eri tavalla. Ja samalla aikaa kuluu asioihin, joiden ei oikeastaan pitäisi viedä niin paljon aikaa. 

Siksi tekoälystä, kuten Microsoft 365 Copilotista, puhutaan nyt paljon. Ei siksi, että se olisi joku tulevaisuuden robotti, vaan siksi että se auttaa ihan tavallisissa työpäivän asioissa. Monelle tekoäly kuulostaa edelleen kaukaiselta tai jopa vähän pelottavalta asialta. Jotkut ajattelevat, että "taas yksi turha hype", ja toiset miettivät jakaako tekoäly yrityksen tiedot koko internetille.  

Todellisuudessa Microsoft 365 Copilot on tehty yrityskäyttöön - ja oikein toteutettuna se voi helpottaa arkea yllättävän paljon. 

1. Vähemmän aikaa tiedon etsimiseen

Monessa yrityksessä tieton on kyllä olemassa... mutta kukaan ei löydä sitä nopeasti. 

Copilot voi auttaa etsimään tietoa yrityksen omista dokumenteista, Teams-keskusteluista, sähköposteista ja muista Microsoft 365 -ympäristön tiedoista. Sen sijaan, että työntekijä käyttää aikaa oikean tiedoston etsimiseen, Copilot voi auttaa kokoamaan vastauksen nopeammin. 

Käytännössä tämä tarkoittaa vähemmän "missä tämä on?" -kysymyksiä ja enemmän aikaa oikeaan työhön. 

2. Tekoäly ei tarkoita, että yrityksen tiedot lähtevät maailmalle

Tämä on ehkä yleisin huoli - eikä ihme. 

Microsoft 365 Copilot toimii yrityksen omassa Microsoft 365-ympäristössä ja samoilla käyttöoikeuksilla kuin käyttäjät itse. Jos työntekijällä ei ole oikeutta nähdä tiedostoa, ei näe Copilotkaan. Eli Copilot ei yhtäkkiä julkaise yrityksen dokumentteja internettiin tai jaa niitä ulkopuolisille. 

Juuri siksi turvallinen käyttöönotto on tärkeää. Monessa yrityksessä käyttöoikeudet, SharePoint-rakenteet tai vanhat tiedostot kaipaavat vähän siivousta ennen tekoälyn käyttöönottoa. 

3. Copilot auttaa pienissä arjen asioissa yllättävän paljon

Usein ajatellaan, että tekoälyn pitäisi mullistaa koko yritys yhdessä yössä. 

Todellisuudessa suurin hyöty tulee yleensä pienistä asioista: 

• sähköpostien tiivistämisestä
• palaverimuistioista
• tekstien kirjoittamisen helpottamisesta
• tiedon kokoamisesta
• PowerPoint-esitysten luonnostelusta

Kun pieniä aikaa vieviä tehtäviä kertyy päivän aikana paljon, alkaa myös säästetty aika näkyä nopeasti. 

4. Yrityksen oma tekoälyavustaja ei ole enää scifiä

Moni yllättyy kuullessaan, että yritys voi rakentaa myös omia Copilot-agentteja. 

Käytännössä se tarkoittaa yrityksen omaa tekoälyavustajaa, joka voi auttaa esimerkiksi perehdytyksessä, sisäisten ohjeiden löytämisessä tai SharePointiin tallennetun tiedon hyödyntämisessä. 

Vähän kuin yrityksen oma "kysy tästä" apuri. Ja mikä parasta - kaikkeen ei välttämättä tarvita raskasta ohjelmistokehitystä tai koodausta. 

5. Tekoäly kannattaa ottaa käyttöön hallitusti

Suurin virhe ei yleensä ole tekoälyn käyttöönotto. Suurin virhe on se, että se otetaan käyttöön ilman suunnitelmaa. 

Jos yrityksen tiedot ovat hajallaan, käyttöoikeudet epäselviä tai henkilöstö ei tiedä miten Copilotia kannattaa hyödyntää, jää hyöty helposti pieneksi. 

Siksi moni kumppani haluaa kumppanin, joka auttaa: 

• käyttöönotossa
• tietoturvassa
• koulutuksessa
• tiedonhallinnassa
• käytännön hyödyntämisessä

AlhoIT auttaa yrityksiä hyödyntämään Microsoft 365 Copilotia käytännönläheisesti

AlhoIT auttaa yrityksiä ottamaan Microsoft 365 Copilotin ja Copilot-agentit käyttöön turvallisesti ja järkevästi. Tekoälyn ei tarvitse olla pelottava tai monimutkainen asia. Parhaimmillaan se on vain yksi hyvä työkalu työpäivää helpottamaan. 

Haluatko nähdä, miten Microsoft 365 Copilot voisi auttaa juuri teidän yritystänne? 

Ota yhteyttä AlhoIT:n asiantuntijoihin, niin katsotaan yhdessä järkevä tapa aloittaa.