Vinkkejä hyvän etäkokouksen järjestämiseen

Tavallisissa kokouksissakin osa ihmisistä osallistuu aktiivisesti, osa seuraa enemmän sivusta ja kolmas puuhaa jopa omiaan.

Etäkokouksissa tämä piirre korostuu. Jotta etäkokouksesta saadaan kaikki irti, on tärkeää, että kokoukseen osallistuvat oikeat ihmiset ja he ovat virtuaalisesti ”läsnä” kokouksessa.

Kun palavereja voi olla useita päivässä, tylsistyy helposti jumittumaan vanhoihin kaavoihin. Keksi uusia mielenkiintoisia tapoja esittää asioita ja rohkaise muita osallistumaan! Kysy muiden kokemuksia ja mielipiteitä joko puhumalla tai keskusteluikkunan kautta. Jotkin kokoukset voi olla mukava pitää esimerkiksi kävellen luonnossa, jolloin saat samalla liikuntaa ja mieli pysyy virkeänä.

Etäkokousten hyödyntäminen myyntityössä

Etäkokous on kevyt järjestää ja asiakkaiden tai kumppaneiden kynnys osallistua on matalampi verrattuna fyysiseen tapaamiseen. Kun myyntitapaamiseen kuluu vähemmän aikaa, saadaan enemmän laadukkaita tapaamisia.

Vinkkejä hyvän etäkokouksen järjestämiseen

• Kokouksen järjestäjän on hyvä kertoa kokouksen tavoite ja kertoa se osallistujille jo etukäteen
• Pyri aina lähettämään kalenterikutsu, jolloin osallistujat saavat ajastetun muistutuksen palaverista ja kokoukseen on helppo osallistua. Kutsuun voidaan liittää kuvaus palaverin tiedoista sekä ennakkomateriaaleja.
• Muistiinpanot ja muut materiaalit etätapaamisesta voidaan laittaa kaikkien saataville kokouksen tiedostoihin. 
• Jos joku ei pääse osallistumaan kokoukseen, se voidaan tallentaa myöhempää katselua varten
• Jos käytät kokoussovellusta ensimmäisen kerran, kirjaudu kokoukseen hyvissä ajoin, jotta ehdit asentamaan sovelluksen ja testaamaan kuvan ja äänen toimivuuden
• Pidä mikrofoni auki ainoastaan, kun sanot jotain. Voit myös kommentoida tai laittaa mielipiteesi keskusteluikkunaan. Jos tapaamisessa on paljon osallistujia, puheenjohtaja voi jakaa puheenvuorot viittausten perusteella.
• Videon käyttö palaverissa lisää vuorovaikutusta. Jos ympäristösi tausta on häiritsevä, voit käyttää omaa tai valmista taustakuvaa. Katso ohje oman taustakuvan käyttämiseen tästä.
• Voit liittyä kokoukseen myös puhelimella ja käyttää saman aikaisesti tietokonetta esittämiseen. Muista tällöin laittaa tietokoneesta äänet ja mikrofoni pois päältä.
• Sopikaa tapaamisessa aina seuraava toimenpide, roolit ja seuraavan palaverin ajankohta

Ennen kaikkea, pitäkää hauskaa!