Tiedonhallinta yrityksessä: mitä se tarkoittaa ja miten Microsoft Purview auttaa?

Yritysten tieto on hajautunut sähköposteihin, Teams-keskusteluihin, SharePointiin, OneDriveen ja lukemattomiin muihin palveluihin. Kukaan ei tiedä täsmälleen missä kaikkialla arkaluonteisia tietoja on, kuka niihin pääsee ja mitä niille tapahtuu kun niitä ei enää tarvita. Tiedonhallinta on tähän ongelmaan vastaus, ja Microsoft Purview on työkalu sen toteuttamiseen Microsoft 365 -ympäristössä.

Autamme arvioimaan nykytilannetta, tunnistamaan suurimmat riskit ja suunnittelemaan sopivan kokonaisuuden yrityksenne tarpeisiin. Ota yhteyttä ja kysy lisää.

Mitä tiedonhallinta tarkoittaa käytännössä?

Tiedonhallinta (data governance) tarkoittaa käytäntöjä, prosesseja ja työkaluja, joilla yritys hallitsee tietonsa koko elinkaaren ajan. Käytännössä se tarkoittaa vastauksia kolmeen peruskysymykseen: mitä tietoa meillä on, kuka siihen pääsee käsiksi ja kuinka kauan sitä säilytetään.

Ilman tiedonhallintaa tilanne ajautuu helposti kaaokseen. Tieto on pirstaloitunut useisiin eri palveluihin: pilveen, sovelluksiin, paikallisille palvelimille ja yksittäisille päätelaitteille. Hajautunutta tietoa on vaikea hallita, eikä organisaatiolla välttämättä ole kokonaisvaltaista käsitystä siitä, minkälaista tietoa sen ympäristöön on tallennettu.

Tiedonhallinta ei ole pelkästään IT-osaston asia. Se on liiketoimintakysymys, joka vaikuttaa tietoturvaan, vaatimustenmukaisuuteen (GDPR, NIS2), Copilotin toimintaan ja yrityksen kykyyn hyödyntää tietojaan tehokkaasti.

Miksi tiedonhallinta on nyt ajankohtaisempaa kuin koskaan?

Kaksi kehityskulkua on nostanut tiedonhallinnan etusijalle suomalaisissa yrityksissä.

Tekoäly ja Copilot. Copilot pääsee käsiksi kaikkiin tiedostoihin, sähköposteihin ja Teams-viesteihin joihin käyttäjällä on pääsy. Jos tiedot on sekavasti järjestetty, vanhentuneita tai liian laajasti jaettuja, Copilot heijastelee tätä vastauksissaan. Hyvä tiedonhallinta on edellytys sille, että Copilot tuottaa luotettavia tuloksia.

Sääntelyvaatimukset.Monia toimialoja säännellään tiukasti erilaisilla tietosuojaa ja tietoturvaa koskevilla vaatimuksilla, kuten GDPR-asetuksella ja ISO 27001 -standardilla. Ilman oikeita työkaluja ja prosesseja vaatimusten noudattaminen voi olla vaikeaa. NIS2 lisää tähän johdon henkilökohtaisen vastuun tietoturvasta.

Mikä Microsoft Purview on?

Microsoft Purview:lla voidaan tunnistaa, luokitella ja suojata kriittiset luottamukselliset tiedot sekä hallita ja suojata tietoresursseja täydellä näkyvyydellä, hallinnalla ja vaatimustenmukaisuudella. Se on sisäänrakennettu Microsoft 365:een, joten se toimii Outlookin, SharePointin, Teamsin ja OneDriven kanssa.

Purview ei ole yksittäinen tuote vaan kokonaisuus, joka kattaa useita tiedonhallinnan osa-alueita.

Kenelle Purview sopii?

Purview on suunniteltu yrityksille, joissa Microsoft 365 on käytössä ja joissa tiedon määrä, arkaluonteisuus tai sääntelyvaatimukset tekevät hallitsemattomasta tiedonhallinnasta ongelman. Erityisen hyödyllinen se on terveydenhuollon, taloushallinnon, lakipalveluiden ja julkishallinnon organisaatioille, mutta myös kasvavalle pk-yritykselle, joka haluaa laittaa tiedonhallinnan kuntoon ennen kuin Copilot otetaan laajemmin käyttöön.

Purview ja Copilot kulkevat käsi kädessä. Ennen Copilotin käyttöönottoa suosittelemme aina katsomaan miten tiedot on järjestetty ja kuka niihin pääsee. Purview on työkalu, jolla tämä tehdään hallitusti.

Mitä Purview-lisenssiä tarvitaan?

Purview'n perustoiminnot sisältyvät Microsoft 365 Business Premium ja E3 -lisensseihin. Kehittyneemmät ominaisuudet kuten automaattinen tietojen luokittelu, edistynyt DLP ja sisäisten uhkien hallinta vaativat Purview-lisäosan tai E5-lisenssin. Autamme arvioimaan mikä taso on teidän tarpeisiinne sopiva.

Usein kysytyt kysymykset

Mikä Microsoft Purview on?

Microsoft Purview on tekoälyä ja koneoppimista hyödyntävä kattava työkalu, joka tekee tietojen näkyvyydestä ja tiedonhallinnasta entistä tehokkaampaa. Se on osa Microsoft 365 -ekosysteemiä ja auttaa yrityksiä tunnistamaan, luokittelemaan ja suojaamaan arkaluonteisia tietojaan koko niiden elinkaaren ajan.

Miksi tiedonhallinta on tärkeää?

Ilman tiedonhallintaa yritys ei tiedä missä sen arkaluonteiset tiedot sijaitsevat, kuka niihin pääsee käsiksi tai kuinka kauan niitä säilytetään. Tämä on sekä tietoturvaongelma että GDPR-riski. Lisäksi tekoälytyökalut kuten Copilot toimivat paremmin, kun tiedot ovat järjestyksessä ja oikein luokiteltuna.

Sopiiko Purview pk-yritykselle?

Kyllä, erityisesti jos käytössä on Microsoft 365 Business Premium. Perustason tiedonhallinta (tiedostojen luokittelu, säilytysajat ja tietovuotojen esto) on saatavilla ilman erillisiä lisäkustannuksia. Kannattaa aloittaa kartoittamalla missä arkaluonteiset tiedot sijaitsevat ja miten niihin pääsee käsiksi.

Miten Purview eroaa varmuuskopioinnista?

Varmuuskopiointi suojaa tiedot katoamista vastaan. Purview hallitsee sitä mitä tiedoilla tehdään niiden koko elinkaaren ajan: kuka pääsee käsiksi, miten niitä voidaan jakaa, kuinka kauan niitä säilytetään ja miten niiden käyttöä valvotaan. Ne täydentävät toisiaan eivätkä korvaa toisiaan.

Varaa maksuton keskustelutuokio

Haluatko selvittää miten tiedonhallinta kannattaa järjestää yrityksessänne tai miten Purview sopii juuri teidän Microsoft 365 -ympäristöönne? Autamme arvioimaan nykytilannetta ja suunnittelemaan sopivan kokonaisuuden. Keskustelu ei sido mihinkään.

Ota yhteyttä