Tiedon määrä yrityksissä kasvaa nopeasti - huolehdi, että tallennatte järkevästi
Osa datan määrän kasvusta johtuu digitalisaatiosta. Sitä merkittävämpi datan määrän kasvattaja yrityksissä on kuitenkin rakenteeton tieto, mikä nostaa yritysten tiedontallennuksen kustannuksia merkittävästi. Rakenteeton tieto on tietoa, mitä ei voida hallita ja löytää helposti.
- 15 % yritysten tallentamasta tiedosta on kriittistä tietoa, joka on järjestyksessä.
- 33 % tiedoista on epäolennaista rakenteetonta dataa. Tähän kuuluvat esimerkiksi moneen kertaan eri paikkoihin tallennetut tiedostot, ruutukaappaukset, videot ja asiakirjojen eri versiot, joiden tallentaminen aiheuttaa jatkuvasti turhia kustannuksia.
- 52 % pimeää rakenteetonta dataa, joka ei ole yrityksen johdon hallinnassa ja joka aiheuttaa tietoturvariskejä. Tällaista dataa ovat esimerkiksi GDPR:n piirissä olevat henkilötiedot, liikesalaisuudet, raportit ja muut yrityksen sisäiset dokumentit, jotka on tallennettu sattumanvaraisesti ja niiden oikeuksia ei ole määritelty oikein.
Miten rakenteeton data vaikuttaa kustannuksiin?
Fujitsun Jari Nykänen näkee päivittäisessä työssään yritysten tallennusratkaisujen ongelmakohtia.
– Tyypillinen esimerkki tiedon tallentamisesta on, että vain 15 % yrityksen datasta on hallinnassa ja loppu aiheuttaa turhia kustannuksia, sekä muodostaa merkittävän tietoturvauhan, Nykänen sanoo.
Eräällä suomalaisella yrityksellä oli esimerkiksi:
- 35 teratavua rakenteetonta tietoa
- Vuosittain tallentaminen maksoi 2500 € / teratavu
- Tiedon määrän kasvu oli yrityksen arvion mukaan 10 % / vuodessa
- Viidessä vuodessa tiedon tallennuksen kustannus tuplaantuu, jos tilanteeseen ei puututa. Jos puoletkin kyseessä olevan yrityksen rakenteettomasta tiedosta saataisiin pois, kustannukset laskisivat 15 %. Jos datalle ei tehdä mitään, kustannukset ja riskit paisuvat vuosi vuodelta kumulatiivisesti, Nykänen kertoo.
Tallennuksen ongelmakohtien selvitys
Yrityksen tiedontallennuksen järkevyyttä voidaan tutkia siihen erikoistuneella ohjelmistolla, kuten esimerkiksi Veritas Data Insightilla. Tietoa tutkiva ohjelmisto seuraa kuukauden ajan, millaista tietoa yrityksessä tallennetaan ja kuinka se jäsennellään. Konsultti tekee lopuksi tuloksista havainnollisen raportin.
Ensimmäiset säästöt syntyvät heti, kun pystytään leikkaamaan moneen kertaan tallennettua tietoa. Lisäksi saadaan selville tärkeimmät tietojen suojaustarpeet ja voidaan järkevöittää tiedon kulkua yrityksessä. Selvitys on yritykselle muutaman tuhannen euron investointi.
Kysy lisää! Fujitsu ja Data Group tarjoavat palvelun yhteistyössä Veritaksen kanssa.
