Tekoäly käytännössä: Miten meillä käytetään tekoälyä töissä?

"Meillä hyödynnetään tekoälyä laajasti" tai "AI-agentit jauhavat hommia koko yön". Tällaisia lauseita kuulee nykyään monessa podacastissa ja yritystapaamisessa. Mutta mitä se tarkoittaa käytännössä? Mitä tekoäly oikeasti tekee?

Olemme keränneet yhteen konkreettisia esimerkkejä siitä, mihin meillä Data Groupissa käytetään tekoälyä.

1. Loma-ajan kalenterijärjestelyt yhdellä käskyllä

Ennen lomalle lähtöä on aina sama rutiini: siirretään oma kalenterimerkinnät, perutaan tai siirretään tapaamiset, laitetaan lomavastaaja päälle. 

Copilot Cowork hoitaa tämän yhdellä ohjeella. Kerrotaan milloin ollaan lomalla, ja Cowork käy kalenterin läpi, siirtää omat merkinnät loman jälkeiselle viikolle, lähettää peruutukset sovituista tapaamisista ja asettaa lomavastaajan sähköpostiin. Tällöin ei tarvitse tehdä jokaista asiaa manuaalisesti erikseen, vaan kaikki hoituu yhdellä pyynnöllä.

Hyöty: Lomatoimet hoituvat minuutissa, eikä mikään jää vahingossa tekemättä.

Cowork pystyy suorittamaan tehtäviä esimerkiksi sähköpostissa, kalenterissa ja Teamsissa. Lue lisää Coworkista

2. Tarjousluonnos syntyy automaattisesti

Tarjousten tekeminen on aikaa vievää. Ensin pitää etsiä oikeat tiedot oikeista paikoista, muistaa mitä kaikkea pitää mainita ja varmistaa, että hinnat ja palvelukuvaukset ovat ajan tasalla. Rakensimme Copilot-pohjaisen työkalun, joka tekee tämän pohjatyön automaattisesti.

Työkalu hakee tiedot suoraan SharePointista: palvelukuvaukset, hinnoittelupohjat, sopimusehdot. Myyjä kertoo asiakkaan tilanteen ja tarpeet, ja agentti kokoaa niistä tarjousluonnoksen. Luonnos ei mene suoraan asiakkaalle, vaan myyjä käy sen läpi ja viimeistelee, mutta se säästää sen ajan, joka aiemmin kului tyhjän pohjan täyttämiseen.

Hyöty: Tarjoustyö nopeutuu, tieto pysyy ajantasaisena yhdessä paikassa, ja jokainen tarjous lähtee samalla laadulla.

3. Sekava integraatio siistityksi ilman konsulttia

Yrityksellä oli toimiva, mutta ”kukaan ei uskalla koskea siihen” -tyyppinen integraatio kahden järjestelmän välillä. Koodi oli kirjoitettu kiireessä vuosia sitten: ei dokumentaatiota, ei virheenkäsittelyä ja salasanat yms. tiedot olivat suoraan koodissa, joten sitä oli vaikeaa ylläpitää.

Tekoäly sai tehtäväksi ymmärtää mitä koodi tekee ja tehdä siitä ihmisen luettavissa olevan version. Lopputuloksena syntyi siistimpi rakenne, joka kestää myös sen tilanteen, kun jotain menee pieleen, ja jonka päivitysohjeet löytyvät dokumentaatiosta.

Hyöty: Kehitystyö voi jatkua ilman pelkoa siitä, ettei kukaan ymmärrä mitä tapahtuu.

4. Brändin mukainen materiaali ilman suunnittelijaa

Erilaisten materiaalien tekeminen nopeutuu, kun toteutusta ei tarvitse aloittaa tyhjästä. Rakensimme agentin, jolle on syötetty tarvittavat DG-pohjat ja tiedot, jotta esimerkiksi muistiinpanojen, tuotteistusmateriaalien, ohjeiden yms. teko onnistuu nopeammin.

Agentti osaa tehdä PowerPoint-esityksiä, esitteitä, yhteenvetodokumentteja ja muita materiaaleja suoraan ohjeiston mukaisesti. Sisältö annetaan esimerkiksi karkeina hahmotelmina tai kokousmuistioina suoraan Teams-kokouksesta, ja agentti tekee tarvittavien materiaalien vedokset. 

Hyöty: Materiaaleihin saadaan monia vedoksia, joista voidaan valita paras ja projekti etenee nopeammin.

Valmis esitehahmotelma palaverin muistiinpanojen pohjalta.

5. Vikailmoituksista ratkaisut automaattisesti

Kun asiakkaan laitteella on ongelma, IT-tukihenkilö kaivaa usein ensin lokeja. Näissä lokeissa voi olla kymmeniä rivejä, joista yksi tai kaksi on oleellisia. Rakensimme työkalun, joka tekee tämän kaivamisen automaattisesti.

Tekoäly käy lokin läpi, tunnistaa todennäköisimmän syyn ja ehdottaa korjaustoimenpiteitä tärkeysjärjestyksessä. Ratkaisu kirjataan muistiin, joten jos sama ongelma tulee vastaan toisella asiakkaalla, vastaus löytyy heti. Tekniselle kollegalle menee tekninen raportti, asiakkaalle selkokielinen versio.

Hyöty: Tukitapaukset hoidetaan nopeammin.

6. Raporttien numeroiden tarkistus Copilotilla

Kuukauden lopun raportoinnissa käy joskus niin, että jokin luku ei täsmää ja kukaan ei tiedä mistä se tulee. Copilot käy laskentataulukon läpi ja selittää, miten luvut muodostuvat, kaava kerrallaan. Se ei vain vahvista, että luku on oikein, vaan näyttää mistä osista se rakentuu.

Hyöty: Raportoinnin tarkistus nopeutuu, ja virheet löytyvät ennen kuin ne lähtevät eteenpäin.

7. Tapahtumailmoitus verkkosivuiksi tunnissa

Paikallinen yhdistys järjesti tapahtuman ja tarvitsi nopeasti yksinkertaisen sivun, jossa on perusinfo, aikataulu ja ilmoittautumislinkki. Pohjamateriaali oli olemassa: Esite, muutama kuva ja tekstidokumentti. Tekoäly rakensi sivun näiden pohjalta mobiilioptimoituna ja julkaisuvalmiina.

Muutoksia tarvittiin lähinnä yhteystietoihin. Muuten sivu oli käyttövalmis.

Hyöty: Yksinkertainen tarve ratkaistiin nopeasti.

8. Agentti, joka tietää mistä löytyy vastaus

Palkkahallinnossa oikean vastauksen löytäminen voi viedä aikaa. Tieto on hajallaan TES:ssä, ohjeistuksissa ja eri laskureissa, ja oikea lähde riippuu tilanteesta. Rakensimme agentin, jolle on määritelty tarkat lähteet ja selkeät rajat: mitä se saa tehdä, mitä ei.

Agentti hakee oikean kohdan oikeasta dokumentista ja ohjaa tarvittaessa viralliseen laskuriin. Se osaa ottaa huomioon TES-kohtaiset erot.

Hyöty: Monimutkaisiin erityistilanteisiin löytyy vastaus nopeasti ja tiedon voi tarvittaessa tarkistaa suoraan lähteestä.

9. Tuotetuki ilman turhaa etsimistä

Teknisessä asiakastyössä tarvitaan usein tarkkaa tietoa nopeasti: mikä asetus pitää muuttaa, mitä versiota tuki koskee, miten ongelma ratkaistaan valmistajan ohjeen mukaan. Hyvä Google-haku löytää jotain, mutta ei aina oikeaa kohtaa oikeasta dokumentista. Lisäksi järjestelmät ja ohjeistukset muuttuvat jatkuvasti.

Rakensimme agentteja, jotka hakevat tiedon rajatusta lähteestä, esimerkiksi suoraan valmistajan tukisivulta tai Microsoftin dokumentaatiosta. Vastaus on tarkka ja viitattavissa.

Hyöty: Asiakastyö nopeutuu, ja vastauksen takana on aina lähde eikä muistikuva.

Microsoft-aiheinen agentti etsii tietoa vain tietystä lähteestä.

10. Sisäiset kuvat ilman odottelua

Uusi esitys tarvitsee kansikuvan. Sisäiseen tapahtumaan halutaan banneri. Teams-kanavalle kaivattaisiin tunnelmakuva. Nämä ovat pieniä tarpeita, jotka aiemmin jäivät jonoon tai tehtiin puolihuolimattomasti netistä kopioimalla.

Tekoäly generoi kuvat kehotteen perusteella. Iterointiin menee muutama minuutti, ei päiviä. Graafikon aika vapautuu oikeaan suunnittelutyöhön.

Hyöty: Pienet visuaaliset tarpeet hoituvat itse, nopeasti.

Kauteen sopiva Teams-taustakuva, jossa on mukana yrityksen logo

11. Automaatioskripti viidessä minuutissa

Laitteiden hallinnassa tulee tilanteita, joissa sama toimenpide pitää tehdä kymmenille koneille. Manuaalisesti se vie aikaa, ja skriptin kirjoittaminen vaatii komentojen ulkoa muistamista. Tekoäly luo tarvittavan skriptin kuvauksen perusteella, joka voidaan ensin arvioida ja suorittaa ympäristössä.

Sama tapa toimii monessa muussa toistuvassa toimenpiteessä.

Hyöty: Kerran mietitty ratkaisu toimii koko laitekannalle, ei vain yhdelle koneelle kerrallaan.

Tekoäly tarjoaa paljon mahdollisuuksia työn nopeuttamiseen, joista jokainen ratkaistaan hieman eri tavalla. Yhteistä näille kaikille esimerkeille on se, että tekoäly ei korvaa ihmistä, vaan poistaa sen osan työstä, joka vie aikaa, mutta ei vaadi luovuutta tai harkintaa.

Parhaissa tapauksissa on ensin tunnistettu, mikä työvaihe on toistuva, aikaa vievä ja ennustettava ja sitten mietitty sekä testattu, voiko tekoäly hoitaa sen.

Lue lisää: Tekoälykartoitus - Selvitä, millaisia hyötyjä tekoäly voisi tuoda yrityksellenne