Neuvotteluratkaisut eri tiloihin — Mitä kannattaa huomioida ennen hankintaa?

Neuvotteluhuone on yrityksen käyntikortti niin sisäisille tiimeille kuin asiakkaillekin. Tässä artikkelissa käymme läpi, millaisia kokousratkaisuja eri tilakoot vaativat ja mitä IT-infrastruktuuri vaikuttaa käytännön toimivuuteen.

Miksi neuvotteluratkaisu kannattaa suunnitella kokonaisuutena?

Jos hankkii näytön, kameran ja mikrofonin erikseen, saattaa helposti päätyä ihmettelemään, miksis kokous alkaa aina viiden minuutin säätämisellä. Toimiva neuvotteluratkaisu syntyy, kun laitteet, ohjelmistot ja verkkoyhteys on suunniteltu yhdessä.

Erityisesti hybridityön yleistyttyä etäpalavereiden vaatimukset ovat kasvaneet: etäosallistujan täytyy kuulla ja nähdä yhtä hyvin kuin huoneessa istuvan. Tämä onnistuu, kun kokoustila, verkko, käytettävät ohjelmistot ja muut tarpeet on otettu suunnittelussa huomioon.

Eri tilojen vaatimukset

Tilaratkaisun valinta riippuu huoneen koosta, käyttötarkoituksesta ja siitä, kuinka usein tilassa on etäosallistujia. Tässä esimerkkejä Maxhubin mallistosta.

Pieni kokoushuone (2 - 4 henkilöä)

Kompakti all-in-one-laite riittää: yhdistetty kamera, mikrofoni ja kaiutin yhdessä laitteessa, USB-C-yhteys tai langattomuus. Maxhub UC S10 Pro täyttää nämä vaatimukset ja kytkeytyy kannettavaan yhdellä kaapelilla. Se on Teams- ja Zoom-sertifioitu eikä vaadi erillistä asennusta.

Keskikokoinen tila (5 - 10 henkilöä)

Tilaan tarvitaan erillinen kamerapalkki vähintään 120 asteen kuvakulmaulla, kattomikrofonit tai pöytäkaiutin sekä näyttö vähintään 65 tuumaa. Maxhub UC BM35 tarjoaa 120 asteen kuvakulman ja sisäänrakennetut mikrofonit jopa 8 metrin etäisyydelle. Yhdistettynä Maxhubin omaan näyttöön ratkaisu on Teams- ja Zoom-sertifioitu kokonaisuus.

Iso neuvottelusali (yli 10 henkilöä)

Suuri tila vaatii PTZ-kameran, useita mikrofoneja tai kattomikrofonijärjestelmän, AV-ohjaimen sekä kaksi tai useamman näytön. Maxhub UC P20 PTZ -kamera seuraa automaattisesti puhujaa, ja Maxhub V6 -interaktiiviset näytöt (86 tai 110 tuumaa) muodostavat yhdessä täysin integroidun AV-ratkaisun. Suuren salin toteutus vaatii aina AV-ammattilaisen suunnittelun.

Etä- ja hybriditila

Kannettavapohjainen ratkaisu, jossa laadukas kamera ja headset ovat tärkeimmät investoinnit. Tukiaseman tai dockin kautta yhteyksiä voi parantaa merkittävästi. Maxhub UC W21 -laajakulmakamera sisäänrakennetulla mikrofonilla sopii etätyöpisteeseen tai pieneen neuvottelunurkkaukseen ilman erillisiä lisälaitteita.

Ohjelmistoalustat: Teams, Zoom vai jokin muu?

Laite ja ohjelmisto kulkevat käsi kädessä. Microsoft Teams on Suomessa yleisin valinta Microsoft 365 -käyttäjillä, ja monet laitevalmistajat kuten Maxhub, Logitech, Poly ja Yealink toimittavat Teams Rooms -sertifioituja laitteita, jotka käynnistyvät suoraan kokoustilaan.

Zoom Rooms on hyvä vaihtoehto, jos yrityksellä on Zoom-lisenssit tai jos kokouspartnerit käyttävät pääasiassa Zoomia. Google Meet sopii Google Workspace -ympäristöihin.

Vinkki: Varmista, että laitteesi on sertifioitu valitsemallesi alustalle. Teams Rooms -laitteet toimivat huomattavasti luotettavammin kuin geneerisillä laitteilla.

Verkko ratkaisee

Laadukkain kamerapalkki on arvoton, jos neuvotteluhuoneessa on heikko WLAN tai jaettu verkkoyhteys. Videokokous kuluttaa tyypillisesti 3 - 8 Mbit/s per osallistuja HD-laadulla. Tarkista nämä asiat ennen laitevalintaa:

Langallinen ethernet neuvotteluhuoneeseen aina kun mahdollista
Neuvotteluhuoneille oma VLAN tai priorisoitu kaistanleveys
Wi-Fi 6 -tukiasema, jos kaapelia ei voi vetää
QoS-asetukset reitittimessä videoliikenteen priorisointiin
Palomuurisäännöt tarkistettu Teams- ja Zoom-liikenteelle

Integraatio kalenteriin ja varausjärjestelmään

Toimivassa kokousympäristössä huoneen näytöllä näkyy suoraan seuraavan tunnin kalenteri, ja kokous alkaa yhdellä napin painalluksella. Tämä vaatii integraation Microsoft 365- tai Google Calendar -järjestelmään.

Huoneentaulujen avulla neuvotteluhuoneen varaaminen onnistuu käytävältä käsin ilman, että tarvitsee avata kalenterisovellusta. Suosittuja vaihtoehtoja ovat muun muassa Logitech Tap Scheduler ja Crestron.

Yhteenveto: mistä aloittaa?

Hyvä neuvotteluratkaisu ei ole pelkkä laitekauppa. Se on kokonaisuus, johon kuuluvat laitteet, ohjelmistolisenssit, verkkoinfrastruktuuri ja käyttöönotto. Ennen hankintaa kannattaa kartoittaa nykyiset puutteet: missä kokoukset takkuavat, kuinka suuria tiloja on ja mikä videokokousalusta on jo käytössä.

Autamme mielellämme neuvotteluratkaisujen suunnittelussa. Olipa kyse yhden huoneen päivittämisestä tai koko toimiston AV-infrastruktuurin uudistamisesta, löydämme sopivan ratkaisun juuri teidän tarpeisiinne.

Ota yhteyttä