Neuvottelu- ja kokoustilojen AV-ratkaisut — mitä kannattaa tietää ennen hankintaa

Toimivalla tekniikalla varustettu neuvotteluhuone on tärkeä tekijä onnistuneiden kokousten järjestämisessä. Tässä artikkelissa käydään läpi, mitä hyvä kokousratkaisu vaatii, mitä se maksaa ja mistä kannattaa aloittaa.

Miksi kokousratkaisu kannattaa suunnitella kokonaisuutena?

Yleisin virhe on ostaa näyttö, kamera ja mikrofoni erikseen eri toimittajilta. Lopputulos on usein se, että kokous alkaa aina viiden minuutin säätämisellä, ääni ei kuulu kunnolla tai kuva pätkii. Toimiva AV-ratkaisu syntyy, kun laitteet, ohjelmistot ja verkkoyhteys on suunniteltu yhdessä alusta asti.

Miten tilakoko vaikuttaa ratkaisuun?

Pieni neuvottelutila tai kahden hengen huone

Pieneen tilaan riittää kompakti all-in-one-laite, jossa kamera, mikrofoni ja kaiutin ovat yhdessä paketissa. Laite kytkeytyy kannettavaan yhdellä kaapelilla tai langattomasti, eikä vaadi erillistä asennusta. Tällainen ratkaisu on nopea ottaa käyttöön ja toimii heti Teams- ja Zoom-kokouksissa ilman säätöä.

Keskikokoinen neuvotteluhuone (6–12 henkilöä)

Keskikokoisessa tilassa tarvitaan erillinen kamera laajakulmalla, kattomikrofonit tai pöytämikrofoni riittävällä kuuluvuusalueella sekä vähintään 65 tuuman näyttö. Tähän kokoluokkaan sopii hyvin Teams Rooms -sertifioitu laitepaketti, joka käynnistyy suoraan kokoustilaan ilman, että kukaan tuo omaa kannettavaa mukanaan.

Suuri neuvottelusali tai auditorio

Suuri tila vaatii PTZ-kameran, joka seuraa automaattisesti puhujaa, useita mikrofoneja tai kattomikrofonijärjestelmän, AV-ohjaimen sekä kaksi tai useampia näyttöjä. Suuren salin toteutus vaatii aina ammattilaisen suunnittelun, sillä akustiikka, valaistus ja tilan muoto vaikuttavat merkittävästi lopputulokseen.

Etätyöpiste tai yksittäinen toimistohuone

Etätyöpisteelle riittää laadukas laajakulmakamera sisäänrakennetulla mikrofonilla. Se sopii pieneen neuvottelunurkkaukseen tai kotitoimistoon ilman erillisiä lisälaitteita.

Teams Rooms — mitä se tarkoittaa käytännössä?

Microsoft Teams Rooms on ratkaisu, jossa kokoustila on integroitu suoraan Microsoft 365 -kalenteriin. Kun saavut neuvotteluhuoneeseen, huoneen näytöllä näkyy jo seuraavan tunnin kalenteri ja kokous alkaa yhdellä napin painalluksella, ilman, että kukaan kirjautuu kannettavaltaan tai jakaa kaapelia.

Teams Rooms vaatii sertifioidut laitteet, Microsoft 365 -lisenssin ja integraation yrityksen kalenterijärjestelmään. Kun se on kerran asennettu oikein, se on yksinkertaisin tapa käyttää neuvotteluhuonetta, myös teknisesti heikommille käyttäjille.

Teams Rooms sopii yritykselle, jolla on jo Microsoft 365 käytössä. Jos käytössä on Google Workspace, vastaava ratkaisu on Google Meet -sertifioidut laitteet Google Calendar -integraatiolla.

Huonepaneeli

Huonepaneeli on tablet-kokoinen laite neuvotteluhuoneen ulkopuolella. Sen avulla huoneen voi varata käytävältä käsin ilman, että tarvitsee avata kalenterisovellusta puhelimella. Paneeli näyttää huoneen varaustilanteen reaaliajassa ja lähettää muistutuksen, jos varaus on yliajalla.

Tämä on pieni asia, joka tekee suuren eron isoimmissa toimistoissa, joissa neuvotteluhuoneita on useita ja tilojen käyttöaste halutaan maksimoida.

Mitä AV-ratkaisu maksaa?

Hinnat ovat suuntaa-antavia ja riippuvat laitevalinnoista, asennuksen vaativuudesta ja siitä, sisältyykö hintaan Teams Rooms -lisenssit. Data Groupin etäkokousratkaisu SataIT-yhteistyöllä alkaa 189 eurosta kuukaudessa.

Mitä tarkistaa ennen hankintaa?

Ennen kuin pyytää tarjousta, kannattaa käydä läpi muutama peruskysymys. Ne auttavat myös toimittajaa suosittelemaan sopivan ratkaisun:

Laitteiden ylläpito ja tuki

AV-ratkaisu vaatii ylläpitoa siinä missä muukin IT-ympäristö. Laiteohjelmistot vanhenevat, verkkoasetukset muuttuvat ja laitteet hajoavat. Hyvä toimittaja tarjoaa laitteiden hallinnan ja etätuen osana sopimusta, jolloin kokoushuone toimii myös kahden vuoden päästä ilman, että kukaan käy säätämässä asetuksia paikan päällä.

Data Group toimittaa, asentaa ja ylläpitää AV-ratkaisuja ympäri Suomea. Meillä on kokemusta erikokoisista toteutuksista, yksittäisistä neuvotteluhuoneista kokonaisten toimistojen AV-infrastruktuurin uudistamiseen.

Usein kysytyt kysymykset

Mitä AV-ratkaisu tarkoittaa neuvotteluhuoneessa?

AV-ratkaisu tarkoittaa ääni- ja kuvatekniikan kokonaisuutta kokoustilassa: näyttö tai projektori esityksille, kamera etäosallistujia varten, mikrofoni ja kaiutin äänentoistoon sekä ohjelmisto, joka sitoo nämä yhteen. Toimivassa ratkaisussa kaikki osat on valittu ja asennettu toimimaan yhdessä.

Mitä Teams Rooms -lisenssi maksaa?

Microsoft Teams Rooms -lisenssi maksaa noin 15 euroa per huone kuukaudessa (Basic) tai noin 30 euroa kuukaudessa (Pro, sisältää analytiikkaa ja hallintaominaisuuksia). Tämän lisäksi tarvitaan sertifioitu laitteisto ja mahdollinen asennus.

Toimiiko AV-ratkaisu sekä Teams- että Zoom-kokouksiin?

Osa laitteista on sertifioitu vain tietylle alustalle, osa toimii molemmissa. Teams Rooms -sertifioidut laitteet toimivat ensisijaisesti Teamsissa, mutta monet valmistajat kuten Maxhub ja Logitech tarjoavat myös Zoom-sertifioituja tai alustariippumattomia vaihtoehtoja. Kannattaa kertoa toimittajalle mitkä alustat ovat käytössä ennen laitevalintaa.

Tarvitseeko AV-laitteiston asennukseen ammattilainen?

Pieni all-in-one-laite on helppo asentaa itse. Heti kun mukaan tulee kiinteästi asennettavia laitteita — kattomikrofonit, seinänäytöt, kaapeloinnit, ammattilaisen asennus on suositeltava. Se varmistaa, että laitteet toimivat oikein, kaapelit ovat siististi piilossa ja takuu pysyy voimassa.

Varaa maksuton keskustelutuokio

Saat asiantuntijaltamme selkeän kuvan siitä, millainen kokousratkaisu sopii juuri teidän tiloihinne ja tarpeisiinne. Käymme läpi nykytilanteenne, tilojen koon ja käytössä olevat ohjelmistot, ja annamme konkreettisen suosituksen ilman, että tarvitsee ensin selvittää teknisiä yksityiskohtia itse. Keskustelu ei sido mihinkään.

Ota yhteyttä