25.02.2021 | Data Group

Näin aloitat Microsoft Teamsin käytön

Microsoft Teams on viestintää helpottava sovellus, joka sisältyy Microsoft 365 -pakettiin.

Teamsin avulla voit luoda työtiloja eri aihealueita tai projekteja varten. Tällöin kaikki toiminnot sijaitsevat samassa paikassa: keskustelut, etäpalaverit, tiedostot, kyselyt ja muut lisätoiminnot. Kun kaikki tärkeä sisältö on keskitetty yhteen paikkaan, kaikilla tiimin jäsenillä on käytössään aina sama versio tiedoista ja he voivat osallistua projektin keskusteluihin.

Käyttöönotto

Jos yritykselläsi on käytössä Microsoft 365 -palvelu, sinulla on automaattisesti pääsy Teamsiin. Voit käyttää Teamsiä suoraan selaimesta, mutta on suositeltavaa asentaa Microsoft Teams -sovellus puhelimeen tai tietokoneeseen, jolloin käyttöön saa enemmän ominaisuuksia. Jos käytössäsi ei ole vielä Microsoft 365 -palvelua, tilaa se käyttöösi tästä!

Vinkkejä Teamsin käyttöön

Tiimin luominen

Jotta tiimityöskentelyn voi aloittaa, on hyvä luoda erillinen tiimi kutakin yksittäistä projektia tai aihealuetta varten. Anna tiimille nimi ja lähetä kutsu siihen liittyville henkilöille. Tämän jälkeen työskentelyä voidaan jakaa vielä kanaviin, jos projektissa on eri osa-alueita.

Sovellusten eli liittimien lisääminen

Kun tiimi on luotu, sen jäsenet voivat muokata työtilaa lisäämällä sinne sovelluksia. Teams on integroitu muihin Microsoft 365:n sovelluksiin ja tietoihin, mutta työtilaa on myös mahdollista täydentää lukuisilla Teamsiin saatavilla Microsoftin tai muiden valmistajien sovelluksila, joita kutsutaan Teamsissa nimellä liittimet.

Tiedostojen yhteismuokkaus

Kaikki tiimin jäsenet voivat muokata yhteisiä asiakirjoja avaamalla ne Teamsin kautta. Tällöin kaikki muokkaavat samaa asiakirjaa ja vältytään tiedostojen edestakaisin lähettämiseltä ja kaikilla on käytössään sama versio. Muokkaus toimii paremmin, kun tiedosto avataan sovellukessa Teamsin oman editorin sijaan, kuten esimerkiksi Wordissa.

Tapaamiset

Voit sopia verkkotapaamisia kenen tahansa kanssa ja lähettää kutsun kokoukseen Teamsin kalenterin kautta, joka on synkronoitu Outlookin kanssa. Voit myös tallentaa kokoukset ja jakaa niihin liittyvää materiaalia suoraan kokouksen muistiinpanoihin, jolloin ne ovat osallistujien saatavilla.