Miten tiedot kannattaa järjestää SharePointiin ja Teamsiin, jotta Copilot toimii tehokkaasti?

Maksullinen Microsoft 365 Copilot osaa hakea, tiivistää ja yhdistellä tietoa SharePointista, Teamsista ja muista Microsoft 365-sovelluksista. Tämä toimii tehokkaasti ja turvallisesti vain, jos tietojenhallinta ja käyttöoikeudet on toteutettu järkevästi.

Tässä artikkelissä käydään läpi vinkkejä, joilla yrityksen työntekijät voivat saada Microsoft 365 Copilotista enemmän irti.

1. Tietoturva ja käyttöoikeudet

• Varmista Microsoft 365:n ja Copilotin tietoturva
• Hallitse käyttöoikeuksia ja näkyvyyttä

2. Tietojenhallinta

• Rakenna looginen kansiorakenne
• Nimeä dokumentit kuvaavasti
• Lisää tiedostoihin tarkentavia kuvauksia
• Vältä tuplatietoja ja vanhentuneita versioita

3. Viestintä

• Hyödynnä Teams-kokousten muistioita ja litterointia
• Keskustele Teamsissa tai sähköpostissa tiedon kontekstissa

4. Koulutus

• Kouluta henkilöstö hyödyntämään Copilotia fiksusti

1. Tietoturva ja käyttöoikeudet

Varmista Microsoft 365:n ja Copilotin tietoturva

Microsoft 365:n ja Copilotin turvallinen käyttö edellyttää huolellisesti määriteltyjä tietoturva-asetuksia. Tässä yhteenveto parhaista käytännöistä, jotka perustuvat Kyberturvallisuuskeskuksen suosituksiin:

• Varmista tunnistautuminen ja pääsynhallinta
• Tarkista käyttöoikeudet ja tiedon näkyvyys
• Suojaa sähköpostit ja viestintä
• Estä arkaluontoisen tiedon vuotaminen vahingossa, esim. henkilötiedot
• Aktivoi valvontalokit ja hälytykset

Lue lisää Kyberturvallisuuskeskuksen suosittelemista Microsoft 365:n tietoturva-asetuksista

Hallitse käyttöoikeuksia ja näkyvyyttä

• Varmista, että käyttäjillä on oikeudet vain heitä koskeviin tietoihin
• Copilot pääsee käsiksi ainoastaan niihin tietoihin, joihin käyttäjällä on oikeus päästä
• Varmista, että tärkeät tiedot ovat oikeissa tiimeissä tai SharePoint-sivustoissa, eivätkä piilossa yksityisissä kansioissa
• Jos tärkeät dokumentit ovat vain henkilökohtaisessa OneDrivessa, ne eivät välttämättä näy Copilotin vastauksissa tiimille

2. Tietojenhallinta

Rakenna looginen kansiorakenne

Teams ja SharePoint kulkevat käsi kädessä, ja jokainen Teams-tiimi luo taustalle SharePoint-sivuston. 

Luo tiimit aihealueittain, esimerkiksi:

• Talous
• HR
• Myynti
• Projektit
• Johto

Näin Copilot vastaa käyttäjälle vain sen datan perusteella, johon käyttäjällä on pääsy. 

Esimerkiksi myyjän Copilot vastaa vain sen datan perusteella mihin hän pääsee käsiksi ja johto, joka on kaikissa ryhmissä, saa vastaukset perustuen kaikkeen tietoon.

Nimeä dokumentit kuvaavasti

Käytä tiedostonimissä seuraavaa rakennetta:
[Tyyppi]_[Kuvaus]_[Päivämäärä tai vuosi].(docx/xlsx/pdf)

Esimerkkejä:

• Budjettisuunnitelma_Talousosasto_2025.xlsx
• Sopimus_AsiakasX_allekirjoitettu_2024.pdf
• HR_Perehdytysohje_2025.docx
• Projektiraportti_CaseY_Q2_2025.xlsx

Vältä nimiä kuten Uusi_dokumentti.docx, Raportti_viimeisin.docx, Kopio1.docx.

Lisää tiedostoihin tarkentavia kuvauksia 

• SharePointissa voit lisätä tiedostoihin mukautettuja sarakkeita (esim. asiakas, projekti, status)
• Copilot osaa hyödyntää näitä listätietoja haussa ja suodatuksessa
• Esimerkki: "Näytä kaikki hyväksytyt tarjoukset vuodelta 2024 asiakkaalle X

Vältä tuplatietoja

• Älä tallenna samaa dokumenttia useaan paikkaan – käytä linkkejä tai jaettuja sijainteja, kun jaat tiedoston muille
• Ylläpidä yhtä "totuuden lähdettä": esim. yksi virallinen sopimusversio
• Versiohallinta: Käytä SharePointin versiohistoriaa, älä tee tiedostoista kopioita kuten sopimus_v1, sopimus_v2, sopimus_final. Copilot ei välttämättä tiedä, mikä on oikea versio
• Poista vanhentuneet tai päällekkäiset tiedostot säännöllisesti
• Copilot ei tiedä, mikä versio tiedostosta on virallinen. Pidä huolta, että tiimi tietää, missä “totuuden lähde” sijaitsee

3. Viestintä

Hyödynnä Teams-kokousmuistioita ja litterointia

Copilot osaa hyödyntää Teams-kokousten muistioita, tallenteita ja litterointia (transkriptioita) – jolloin se voi vastata kysymyksiin kuten:

"Mitä päätettiin asiakaspalaverissa viime viikolla?"
"Mitä Mika sanoi projektista X?"

• Ota käyttöön automaattinen kokousten litterointi Teamsissa
• Käytä Teamsin muistio-ominaisuutta (Meeting Notes) aktiivisesti
• Nimeä palaverit kuvaavasti: Asiakaspalaveri - YritysX – Aloituspalaveri.mp4

Keskustele Teamsissa tai sähköpostissa tiedon kontekstissa

• Jos jaat tiedoston Teamsissa, kirjoita viestiin konteksti: "Tässä on viimeisin versio asiakassopimuksesta, johon lisättiin uusi maksuehto."
• Copilot voi hyödyntää tätä kontekstia myöhemmin.

4. Koulutus

Kouluta henkilöstöä käyttämään Copilotia

Kerro, mihin dokumentit pitää tallentaa, miten niitä muokataan yhdessä, sekä kuinka tietoa jaetaan tiimin sisällä, sekä ulospäin.

Luo ohjeita tai mallikysymyksiä, joita tiimi voi käyttää.

• Esimerkiksi: "Kysy Copilotilta: Näytä viimeisin versio projektisuunnitelmasta tiimille X."
• “Laadi tiivistelmä viime viikon projektipalaverin muistiosta.”
• “Etsi viimeisin HR-ohjeistus etätyöpolitiikasta.”
• “Näytä asiakassopimukset, joiden status on 'odottaa allekirjoitusta’.”

Onko teillä jo Copilot käytössä? 

Kun rakennat loogisen rakenteen, nimeät tiedostot kuvaavasti ja varmistat oikeudet sekä tietoturvan, Copilotista saa paljon enemmän irti.

Pienilläkin järjestelyillä voit parantaa hakutuloksia, säästää aikaa ja vähentää manuaalista etsimistä. Samalla varmistat, että tieto pysyy oikeissa käsissä.

Autamme mielellämme, jos haluatte varmistaa, että tiedot ovat Copilot-valmiita tai tarvitsette tukea Copilotin käyttöönottoon, tietoturvaan ja henkilöstön koulutukseen.

Ota yhteyttä, niin katsotaan teille sopiva tapa edetä!