Microsoft Teams - Vinkkejä parempaan yhteistyöhön

Microsoft Teams on yhteistyösovellus, joka keskittää kaiken kommunikoinnin ja tiedon jakamisen yhteen paikkaan. Oikein viritettynä Teams voi toimia keskitettynä paikkana kaikille yrityksen projekteille, kommunikoinnille ja tiedostoille.

Tässä vinkkejä Teamsin käytön aloittamiseen ja tehokkaaseen hyödyntämiseen.

1. Sopikaa yhdessä käytännöt

Sopimalla yhteiset pelisäännöt ja toimintatavat, on mahdollista säästää merkittävästi aikaa ja kerätä kaikki projekteihin liittyvä materiaali ja viestintä yhteen paikkaan. On hyvä sopia esimerkiksi:

• Millä perusteella tiimit luodaan
• Kuka vastaa tiimien ylläpidosta
• Mihin kansioon tiedostot tallennetaan
• Mitä tiedostoihin tallennetaan
• Kuinka tiedostoja muokataan yhdessä

Kun Teamsin käyttö- ja kokoustavat ovat hallussa, on helppo laajentaa käyttöä myös muuhun tiimityöskentelyyn yrityksessä.

2. Luo tiimejä aihealueittain ja liitä mukaan kaikki tarvittavat henkilöt

Tiimin jäsenet voivat turvallisesti keskustella ja jakaa tietoa keskenään. Tiimin luontiperuste voi olla esimerkiksi projekti, asiakaspalvelu, merkittävä tarjouspyyntö tai jatkuva kumppaniyhteistyö.

• Käytä tiimin asetuksia hallitaksesi kuka voi lisätä jäseniä tai jakaa tiedostoja ryhmässä.
• Keskustelualuetta voidaan käyttää projektiryhmän tai tiimin päivittäisen kommunikoinnin kanavana.
• Tiedostot-osiota voidaan käyttää tiimin yhteisten tiedostojen ja dokumenttien säilyttämiseen, jakamiseen ja muokkaamiseen.
• @-maininnalla tietty henkilö saa ilmoituksen viestistä.

3. Käytä videopuheluita ja kokouksia etätyöskentelyn helpottamiseen.

Käytä kokouksia projektiryhmien tai tiimien kokouksiin, jotta kaikki osallistujat voivat osallistua kokoukseen missä he sijaitsevatkin.

• Käytä kokousten aikataulutusta ja ilmoittautumista, jotta osallistujat saavat kalenterimerkinnän kokouksesta.
• Voit tallentaa kokoukset dokumentoimaan kokouksen keskustelut ja päätökset, sekä jakaa materiaalit kokouksen muistiinpanoissa.
• Hyodynnä lisäominaisuuksia, kuten Formsia luodaksesi kokousta piristävän pikakyselyn keskusteluikkunaan.
• Pienryhmien avulla kokouksen järjestäjä voi jakaa ison kokouksen pienempiin virtuaalihuoneisiin.

Forms-pikakyselyä voi käyttää esimerkiksi lyhyissä kyselyissä, palautteen annossa tai tietovisassa.

4. Jaa ja muokkaa yhdessä dokumentteja

Voit jakaa tiimin yhteiset tiedostot, kuten esitykset, dokumentit ja taulukot, keskusteluryhmän tiedostoissa.

Tiimin tiedostoja voi avata suoraan sovellukseen ja muut näkevät tiedoston muutokset reaaliajassa.

• Antaa tiimin jäsenille pääsyn tiedostoihin milloin tahansa ja mahdollisuuden tehdä niihin muutoksia ja kommentteja reaaliajassa.
• Tiedostot ovat tallessa yhdessä paikassa ja niistä ei ole monia eri versioita sähköpostilaatikoissa tai hajanaisissa pilvipalveluissa.
• Mikäli Microsoft 365 -varmuuskopioinnista huolehditaan asianmukaisesti, myös Teamsiin tallennetut tiedostot varmuuskopioidaan automaattisesti.

5. Käytä Teamsin integraatioita muiden sovellusten kanssa, kuten Outlook, OneDrive ja SharePoint, tehokkaamman työnkulun saavuttamiseksi.

Voit esimerkiksi tuoda tiimiä hyödyttäviä tietoja kanavalle ulkoisesta lähteestä, kuten sähköpostista, Microsoft-sovelluksista, pilvipalveluista tai tietokannoista.

Teamsiin tuotuja tietoja tavarantoimittajien hintaeroista.

Miten saat Teamsistä parhaan hyödyn irti?

Tärkeintä on määritellä se, mitä tarpeita Teams ratkaisee ja minkä tiedon tulisi olla kenenkin käytettävissä. Huolellisen määrittelyn ansiosta ohjelman käyttöön ottaminen on nopeampaa, ja sen käyttö myös luonnollisempaa ja intuitiivisempaa. Selkeästi rakennettu kokonaisuus on helpompi ja miellyttävämpi ottaa käyttöön, eikä aikaa kulu myöhemmin esimerkiksi käyttöoikeuksien tai tiimien uudelleen määrittelemiseen.

Kysy lisää Teamsista!

Tutustu myös Teams-koulutukseemme!