Microsoft Teams - Modernia viestintää yhdessä sovelluksessa

Microsoft Teams on yhteistyösovellus, joka keskittää kaiken kommunikoinnin ja tiedon jakamisen yhteen paikkaan.

Oikein hyödynnettynä Teams mahdollistaa tehokkaan yhteistyön tekemisen. Voit esimerkiksi

• käyttää Teamsia yksityisviestintään Whatsappin tai Telegramin tapaan
• järjestää ja ajoittaa palavereita, sekä viestiä ja jakaa tietoa osallistujien kesken
• perustaa tiimin projektia tai yritystä varten ja keskustella, järjestää palavereita sekä jakaa ja muokata yhdessä samoja tiedostoja
• hyödyntää Teamsiä käyttöliittymänä koko Microsoftin pilviympäristöön

Miten saat Teamsistä parhaan hyödyn irti?

Pelkkä Teams-sovellus ei tee työympäristöstä automaattisesti toimivaa, vaan on tärkeää miettiä yhdessä toimintatavat ja tehdä työskentelystä myös tietoturvallista. Jotta ohjelman käyttöön ottaminen on nopeaa ja työskentely sen avulla sujuvaa, on hyvä laittaa asiat alusta alkaen kuntoon.

Tässä muutama vinkki, miten yhteistyötä voidaan parantaa Teamsissä:

1. Yhdessä sovitut käytännöt

Sopimalla yhteiset pelisäännöt ja toimintatavat, on mahdollista säästää merkittävästi aikaa ja kerätä kaikki projekteihin liittyvä materiaali ja viestintä yhteen paikkaan. On hyvä sopia esimerkiksi:

• Millä perusteella tiimit luodaan
• Kuka vastaa tiimien ylläpidosta
• Mihin kansioon tiedostot tallennetaan
• Mitä tiedostoihin tallennetaan
• Kuinka tiedostoja muokataan yhdessä

Kun Teamsin käyttö- ja kokoustavat ovat hallussa, on helppo laajentaa käyttöä myös muuhun tiimityöskentelyyn yrityksessä.

2. Käyttäjien osaaminen

Teamsiin tulee jatkuvasti uusia ominaisuuksia ja lisäosia on saatavilla runsaasti. Säännölliset koulutukset auttavat käyttäjiä hyödyntämään Teamsin mahdollisuuksia paremmin.

3. Tiedostojenhallinta

Tiedostoja voi muokata normaalisti Word-, Excel- ja muilla Microsoft 365-työkaluilla, vaikka käytät niitä Teamsistä käsin. Tiedostonhallinta Teamsin kautta antaa myös mahdollisuuden materiaalin muokkaamiseen yhteisesti tiimin jäsenten kesken, jolloin kaikilla on sama versio käytössä reaaliaikaisesti.

4. Tietoturva

Vaikka Teams tarjoaa nykyaikaiset tietoturvaominaisuudet, on lisäksi otettava käyttöön tarvittavat tietoturvakäytännöt. Tietoturvaa parantavat mm. käyttäjien monivaiheinen tunnistautuminen (mfa) sekä yrityksen tietoturvapolitiikkaa vastaavat asetukset.

Lue tästä lisää vinkkejä Teamsin käyttöön.

Haluatko ottaa Microsoft Teamsin käyttöön?

Autamme rakentamaan teille sopivimman toimintamallin, jotta Teamsin käyttö on turvallista ja sujuvaa. Teams on osa PalveluPakettiamme, jossa saat toimintaasi sopivat IT-palvelut ja -laitteet yhdellä kuukausihinnalla.

Lue lisää PalveluPaketista.