Microsoft 365:n piilo-ominaisuudet — 15 ominaisuutta jotka löytyvät jo tilauksestasi

Suurimmassa osassa pk-yrityksiä hyödynnetään vain pientä osaa Microsoft 365:n ominaisuuksista. Tutut Word, Excel ja Outlook ovat käytössä, mutta iso osa tilaukseen kuuluvista työkaluista jää kokonaan käyttämättä. Tässä käydään läpi hyödyllisiä ominaisuuksia, jotka löytyvät jo olemassa olevasta lisenssistä ilman lisäkustannuksia.

Outlook

Aikatauluta sähköpostin lähetys

Jos kirjoitat viestin illalla, mutta et halua lähettää sitä heti, voit ajastaa lähetyksen haluamaasi aikaan Outlookissa. Kirjoita viesti normaalisti, paina "Lähetä myöhemmin" ja valitse sopiva aika. Vastaanottaja saa viestin oikealla hetkellä, eikä sinun tarvitse muistaa lähettää sitä itse.

Sähköpostin snooze eli lykkäys

Jos sähköpostiviesti vaatii toimenpiteitä, mutta ei heti, sen voi "snoozata" myöhemmäksi. Paina kellon kuvaa ja valitse sopiva aika, ja viesti katoaa postilaatikosta ja ilmestyy takaisin valitsemallasi hetkellä, kuin muistutus ilman erillistä kalenterimerkintää.

Teams

Kokouksen transkriptio automaattisesti

Teams-kokouksen voi asettaa litteroimaan puhe tekstiksi automaattisesti. Palaverin jälkeen saat kirjallisen yhteenvedon siitä, kuka sanoi mitä, ilman muistiinpanojen kirjoittamista. Toiminto otetaan käyttöön kokouksen asetuksista ennen aloitusta tai kesken palaverin. Muistiota voi hyödyntää esimerkiksi ideoiden jatkojalostamisessa tai sen kertaamisessa, mitä palaverissa sovittiin, ja kenen vastuulla oli tehdä mitäkin.

Loop-komponentit yhteismuokkaukseen

Microsoft Loop mahdollistaa sen, että sama sisältö, esimerkiksi tehtävälista tai taulukko, näkyy ja päivittyy reaaliajassa sekä Teamsissa, Outlookissa että SharePointissa. Kun joku päivittää tehtävän valmiiksi, muutos näkyy kaikkialle välittömästi ilman kopiointia.

Esimerkiksi projektin tehtävälista voidaan lisätä Teams-keskusteluun, kokouskutsuun ja sähköpostiin, jolloin kaikki näkevät saman ajantasaisen sisällön. Kun yksi tiimin jäsen merkitsee tehtävän valmiiksi Teamsissa, tieto päivittyy automaattisesti myös Outlookiin. Näin kaikki työskentelevät saman version parissa ilman erillistä tiedon päivittämistä tai kopiointia.

Muokkaa yhdessä tiedostoa kokouksen aikana

Teamsissa voi jakaa tiedoston niin, että kaikki osallistujat muokkaavat sitä yhtä aikaa kokouksen aikana. Ei sähköpostia, ei "kenen versio on viimeisin" -sekaannusta. Avaa tiedosto Teamsissa, valitse "Muokkaa" ja jaa se kokouksessa.

Hiljaisuustila ja häiriöttömyysikkunat

Teamsissa voi asettaa kellonajat, jolloin ilmoitukset eivät häiritse. Esimerkiksi aamuisin ennen yhdeksää tai iltaisin kuuden jälkeen. Asetus löytyy kohdasta Asetukset, Ilmoitukset ja häiriöttömyysaika.

Word ja PowerPoint

Äänikirjoitus Wordissa

Wordin äänikirjoitustoiminto muuttaa puheen tekstiksi reaaliajassa. Sopii erinomaisesti muistiinpanoihin, luonnosten kirjoittamiseen tai tilanteisiin, joissa kirjoittaminen on hidasta. Toiminto löytyy Aloitus-välilehdeltä kohdasta "Sanelu".

PowerPoint-esityksen muuntaminen Wordiksi

PowerPointin voi viedä suoraan Word-dokumentiksi, josta syntyy automaattisesti muistiinpanoversio dioista. Hyödyllinen esimerkiksi koulutusmateriaalien jakamisessa tai kokousmuistioiden pohjana. Toiminto löytyy kohdasta Tiedosto, Vie, Luo käsikirjoitus.

Designer

PowerPoint Designer ehdottaa automaattisesti diaulkoasuja, kun lisäät tekstiä tai kuvia. Sen sijaan, että säätäisit värejä ja asettelua itse, Designer tarjoaa valmiita vaihtoehtoja yhdellä klikkauksella. Toiminto avautuu automaattisesti oikeaan reunaan diaa luodessa.

Excel

Flash Fill

Flash Fill tunnistaa kaavan, jonka olet aloittanut, ja täyttää loput automaattisesti. Esimerkiksi jos sinulla on sarake, jossa on "Matti Meikäläinen", ja kirjoitat ensimmäiseen soluun "Matti", Excel täyttää koko sarakkeen etunimillä ilman kaavaa. Toiminto käynnistyy automaattisesti tai painamalla Ctrl+E.

Tietojen analysointi yhdellä klikkauksella

Excelin Analysoi tiedot -toiminto (aiemmin Ideat) lukee taulukon sisällön ja ehdottaa automaattisesti kaavioita, yhteenvetoja ja kiinnostavia havaintoja datasta. Hyvä lähtökohta, kun iso taulukko pitää muuttaa ymmärrettäväksi esitykseksi nopeasti. Toiminto löytyy Aloitus-välilehden oikeasta reunasta.

Pudotusvalikko soluihin

Excelin soluihin voi tehdä pudotusvalikon, josta käyttäjä valitsee arvon kirjoittamisen sijaan. Tämä vähentää virheitä lomakkeissa ja tietojen keräämisessä merkittävästi. Toiminto löytyy kohdasta Tiedot, Tietojen tarkistus, Luettelo.

OneDrive ja SharePoint

Versiohistoria, palaa aiempaan versioon

Kaikki OneDriveen ja SharePointiin tallennetut tiedostot säilyttävät versiohistorian automaattisesti. Jos tiedosto menee pieleen tai joku poistaa tärkeän osion, pääset palaamaan aiempaan versioon. Klikkaa tiedostoa hiiren oikealla painikkeella ja valitse "Versiohistoria".

Tiedostojen offline-käyttö

OneDriveen tallennetut tiedostot voi merkitä käytettäviksi offline-tilassa. Ne latautuvat koneelle ja toimivat ilman verkkoyhteyttä, muutokset synkronoituvat automaattisesti, kun yhteys palautuu. Hyödyllinen esimerkiksi matkustamiseen tai epävakaaseen verkkoon.

Forms, Bookings ja Planner

Microsoft Forms — kyselyt ja lomakkeet

Forms on työkalu kyselyjen, äänestysten ja lomakkeiden tekemiseen. Se on saatavilla kaikissa Microsoft 365 Business -lisensseissä ilman lisäkustannuksia. Hyödyllinen esimerkiksi asiakaspalautteen keräämiseen, tilauslomakkeisiin tai henkilöstökyselyihin. Vastaukset kertyvät automaattisesti Exceliin.

Microsoft Bookings — ajanvaraus suoraan kalenteriin

Bookings mahdollistaa ajanvaraussivun, josta asiakkaat tai kumppanit voivat varata ajan suoraan kalenteriisi ilman sähköpostiketjua. Varaus synkronoituu automaattisesti Outlookiin, lähettää muistutuksen molemmille osapuolille ja estää kaksoisvaraukset. Toimii kuin Calendly, mutta sisältyy jo olemassa olevaan Microsoft 365 -tilaukseen.

Microsoft Planner — tehtävien hallinta tiimeille

Planner on visuaalinen tehtävienhallintaohjelma, joka toimii suoraan Teamsissa. Tehtävät jaetaan korteille, joita voi siirtää "Tekemättä", "Työn alla" ja "Valmis" -sarakkeiden välillä. Hyvä vaihtoehto yksinkertaiseen projektinhallintaan ilman erillisiä työkaluja.

Tietoturvan piilominaisuudet

Secure Score — tietoturvan mittari

Microsoft 365 Admin Centerissä on Secure Score -näkymä, joka kertoo luvulla kuinka hyvin yrityksen tietoturva-asetukset on konfiguroitu. Se antaa myös konkreettisia suosituksia parannuksista, priorisoituina vaikutuksen mukaan. Tärkeä työkalu IT-hallinnoijalle tai IT-kumppanille.

Ehdollinen käyttöoikeus

Microsoft 365 Business Premium -lisenssillä voi asettaa ehdot, millä laitteilla ja mistä paikoista yrityksen tietoihin pääsee. Esimerkiksi: kirjautuminen yrityksen tietoihin vieraan verkon kautta vaatii monivaiheisen tunnistautumisen. Tämä on yksi tehokkaimmista tavoista estää tietomurtoja ilman näkyvää haittaa käyttäjälle.

Kaikki nämä ominaisuudet on käytettävissä jo olemassa olevalla Microsoft 365 Premium tai Business Standard (Ei ehdollista käyttöoikeutta, rajoitetumpi Secure Score) -lisenssillä ilman lisäkustannuksia.

Usein kysytyt kysymykset

Mistä löydän Microsoft 365:n kaikki sovellukset?

Kirjaudu osoitteeseen office.com omilla Microsoft 365 -tunnuksillasi. Vasemmasta valikosta löydät kaikki tilaukseen kuuluvat sovellukset, myös ne, joita et ole koskaan avannut. Moni sovellus kuten Bookings, Forms ja Planner löytyy tätä kautta ilman erillisiä asennuksia.

Sisältyykö Microsoft Teams perus-Microsoft 365 -lisenssiin?

Kyllä, Microsoft Teams sisältyy kaikkiin Microsoft 365 Business -lisensseihin (Essentials, Standard ja Premium). Et tarvitse erillistä Teams-tilausta, jos yrityksellä on jo jokin näistä lisensseistä.

Miten saan henkilöstön ottamaan uudet ominaisuudet käyttöön?

Paras tapa on lyhyt, käytännönläheinen koulutus, jossa näytetään konkreettisia esimerkkejä arjen tilanteista. Teoreettinen esittely ei riitä, ihminen oppii parhaiten kokeilemalla itse. Järjestämme räätälöityjä Microsoft 365 -koulutuksia pk-yrityksille asiakkaan omassa ympäristössä.

Varaa maksuton keskustelutuokio

Haluatko selvittää, mitkä Microsoft 365:n ominaisuudet voisivat tehostaa juuri teidän tiimienne työtä? Asiantuntijamme käy läpi nykyisen käyttönne ja näyttää konkreettisesti, mistä löytyy eniten hyödyntämätöntä potentiaalia. Tarjoamme myös räätälöityjä Microsoft 365 -koulutuksia suoraan teidän ympäristössänne. Keskustelu ei sido mihinkään.

Ota yhteyttä