Etätyön IT-vaatimukset — mitä yritys tarvitsee kun tiimi työskentelee toimiston ulkopuolella

Etätyötä tehdään monessa yrityksessä, mutta IT-ympäristö ei aina ole pysynyt perässä. Kotoa tai muualta tehtävä työ tuo mukanaan tietoturvariskejä ja käytännön haasteita, joita toimistolla ei ole. Tässä käydään läpi mitä etätyö oikeasti vaatii IT:ltä ja mitä tapahtuu jos vaatimukset jäävät hoitamatta.

Miksi etätyö on eri asia kuin toimistotyö IT:n kannalta?

Toimistolla laitteet ovat yrityksen hallinnoimassa verkossa, päivitykset tapahtuvat keskitetysti ja IT-tuki on kävelymatkan päässä. Kotoa työskennellessä kaikki tämä muuttuu: verkko on kotireititin, laite saattaa olla henkilökohtainen, ja IT-ongelmat pitää pystyä ratkomaan etänä.

Tietoturvan kannalta etätyö tarkoittaa, että yrityksen tiedot liikkuvat kodin verkon, kahviloiden wifien ja henkilökohtaisten laitteiden kautta, ilman että kukaan on varmistanut onko se turvallista.

Etätyön IT-vaatimukset — mitä tarvitaan?

1. Laitteisto joka sopii etätyöhön

Etätyökone on mieluiten yrityksen omistama tai hallitsema laite, ei henkilökohtainen. Yrityksen laitteeseen voidaan asentaa tietoturvaohjelmistot, päivitykset tapahtuvat hallitusti ja laite voidaan tarvittaessa tyhjentää etänä jos se katoaa tai varastetaan.

Jos työntekijä käyttää omaa konettaan, se on myös mahdollista, mutta vaatii hallintaratkaisun, joka erottelee työ- ja yksityistiedot toisistaan ja varmistaa että työkäytössä olevat sovellukset täyttävät tietoturvavaatimukset.

2. Suojattu yhteys yrityksen järjestelmiin

Etätyöntekijä tarvitsee turvallisen yhteyden yrityksen järjestelmiin. Tähän on kaksi tapaa:

VPN (Virtual Private Network) muodostaa salatun tunnelin etäkoneen ja yrityksen verkon välille. Perinteinen ratkaisu, joka sopii hyvin tilanteeseen, jossa pitää päästä käsiksi paikallisiin järjestelmiin tai tiedostopalvelimiin.

Pilvipohjaiset ratkaisut kuten Microsoft 365 eivät vaadi VPN:ää, koska kaikki tieto on jo pilvessä. Tässä mallissa suojaus perustuu vahvaan tunnistautumiseen (MFA) ja Conditional Accessiin, joka tarkistaa automaattisesti onko kirjautuva laite ja käyttäjä luotettava.

Julkinen wifi on aina riski. Kahvilan tai hotellin verkossa liikenne voi olla salaamatonta. VPN tai pilviratkaisu monivaiheiselle tunnistautumisella suojaa myös näissä tilanteissa.

3. Monivaiheinen tunnistautuminen kaikissa palveluissa

MFA eli monimaiheinen tunnistautuminen on etätyössä vielä tärkeämpi kuin toimistolla. Toimistolla luvaton kirjautuminen vaatisi fyysistä pääsyä koneen ääreen. Etätyössä pelkkä salasana on ainoa este, jos MFA puuttuu.

MFA otetaan käyttöön Microsoft 365 -hallintapaneelista ja se koskee kaikkia palveluja: Sähköposti, Teams, SharePoint ja muut Microsoft 365 -sovellukset.

4. Laitteiden hallinta etänä (MDM)

MDM eli laitehallinta mahdollistaa sen, että IT-ylläpitäjä tai IT-kumppani näkee ja hallinnoi kaikkia yrityksen laitteita, myös niitä, jotka ovat kotona tai muualla. Käytännössä se tarkoittaa automaattisia päivityksiä, tietoturvapolitiikan valvontaa ja mahdollisuutta tyhjentää laite etänä jos se katoaa.

5. Pilvipalvelut tiedostojen jakamiseen

Etätyössä tiedostojen jakaminen sähköpostilla tai USB-tikulla on hidasta, epäluotettavaa ja tietoturvaongelma. SharePoint ja OneDrive mahdollistavat sen, että tiimi jakaa ja muokkaa tiedostoja reaaliajassa mistä tahansa, versiohistoria tallentuu automaattisesti ja tiedostot ovat aina ajan tasalla.

6. Viestintä ja videoneuvottelut

Microsoft Teams on yleisin ratkaisu suomalaisissa pk-yrityksissä. Se korvaa sähköpostin pikaviestinnässä, videoneuvottelut, tiedostojen jakamisen ja projektihallinnan yhdessä sovelluksessa, ja toimii kaikilla laitteilla ilman erillisiä asennuksia.

7. IT-tuki joka toimii myös etänä

Etätyöntekijä ei voi viedä konettaan IT-tuelle kun jokin menee pieleen. Etätuki on välttämättömyys, asiantuntija ottaa yhteyden koneeseen etänä ja ratkaisee ongelman ilman fyysistä käyntiä. Etätukemme on saatavilla virka-aikoina ja kiireellisissä tapauksissa myös nopeammin.

Etätyön tietoturvan tarkistuslista

Mitä etätyön IT-ratkaisu maksaa?

Perusratkaisu etätyöntekijälle on edullinen: Microsoft 365 Business Standard sisältää Teams-viestinnän, OneDriven, SharePointin ja Office-ohjelmat noin 13 eurolla kuukaudessa. Laitehallinta ja kehittyneemmät tietoturvaominaisuudet tulevat Business Premium -lisenssillä, joka maksaa noin 22 euroa kuukaudessa per käyttäjä.

Data Groupin IT-PalveluPaketti kattaa etätyön vaatimukset kokonaisuutena: laite, Microsoft 365, tietoturva, laitehallinta ja etätuki yhdellä kuukausilaskulla. Sopii erityisesti yrityksille, joissa osa tiimistä tekee töitä toimiston ulkopuolella.

Usein kysytyt kysymykset

Mitä IT-asioita etätyö vaatii?

Etätyö vaatii vähintään neljä asiaa: turvallinen pääsy yrityksen tietoihin (pilvipalvelut tai VPN), monivaiheinen tunnistautuminen, laitteiden hallinta etänä sekä etätukipalvelu ongelmatilanteisiin. Näiden päälle tulevat viestintätyökalut kuten Teams ja tiedostojen jakamisratkaisu kuten SharePoint tai OneDrive.

Voiko etätyöntekijä käyttää omaa konettaan?

Kyllä, mutta se vaatii laitehallintaratkaisun, joka varmistaa tietoturvan myös henkilökohtaisella laitteella. Ilman hallintaa henkilökohtainen laite on tietoturvariski: yrityksen tiedot voivat päätyä suojaamattomaan ympäristöön eikä laitetta voida tyhjentää etänä jos se katoaa.

Tarvitseeko etätyöhön VPN?

Ei välttämättä. Jos yrityksen tiedot ja järjestelmät ovat pilvessä (Microsoft 365, SharePoint, Teams), VPN ei ole pakollinen. Riittää, että käytössä on vahva tunnistautuminen ja Conditional Access. VPN on hyödyllinen, jos pitää päästä käsiksi yrityksen paikallisverkossa sijaitseviin järjestelmiin tai tiedostopalvelimiin.

Miten etätyöntekijä saa IT-tukea?

Etätuki tarkoittaa, että IT-asiantuntija ottaa yhteyden koneeseen verkon kautta ja ratkaisee ongelman ilman fyysistä käyntiä. Data Groupin etätuki toimii puhelimitse ja etäyhteydellä. Useimmat ongelmat ratkaistaan muutamassa minuutissa ilman, että koneen tarvitsee liikkua mihinkään.

Varaa maksuton keskustelutuokio

Haluatko varmistaa, että etätyö toimii yrityksessänne turvallisesti ja sujuvasti? Asiantuntijamme käy läpi nykyisen tilanteenne ja kertoo konkreettisesti, mitkä asiat ovat kunnossa ja mihin kannattaa panostaa. Keskustelu ei sido mihinkään, ja saat selkeän kuvan siitä mistä kannattaa aloittaa.

Ota yhteyttä