Aloittavan yrittäjän IT-opas — mitä pitää hoitaa ensimmäisenä

Yrityksen perustamisessa on paljon hoidettavaa ja IT jää helposti viimeiseksi. Väärät valinnat alussa voivat kuitenkin maksaa myöhemmin moninkertaisesti. Tässä artikkelissa kerrotaan, mitä IT-asioita uuden yrittäjän pitää hoitaa, missä järjestyksessä ja paljonko ne maksavat.

Mitä IT-asioita pitää hoitaa heti yrityksen alussa?

Uusi yrittäjä tarvitsee tyypillisesti kolme asiaa toimiakseen: sähköpostin yrityksen omalla domainilla, laitteet joilla tehdä töitä, ja jonkinlaisen tiedostojen tallennus- ja varmuuskopiointiratkaisun. Kaikki muu rakentuu näiden päälle.

Gmail toimii alkuun hyvin, ja moni yrittäjä aloittaa sillä. Jos kuitenkin haluat antaa heti alusta ammattimaisen vaikutelman, oman domain-sähköpostin saa käyttöön muutamassa tunnissa.

IT-asioiden tärkeysjärjestys aloittavalle yrittäjälle

Haluatko hoitaa kaiken kerralla? Data Groupin IT-PalveluPaketti on suunniteltu juuri tähän tilanteeseen: Saat laadukkaan yrityskannettavan, Microsoft 365:n, tietoturvan ja IT-tuen yhdestä paikasta kiinteällä kuukausihinnalla alkaen 79 €/kk. Kysy lisää tai pyydä tarjous.

Jos haluat rakentaa IT-ympäristösi itse osissa, alla käydään läpi asiat tärkeysjärjestyksessä.

1. Oma domain ja yrityssähköposti

Ensimmäinen askel on hankkia yrityksellesi verkkotunnus (esim. yritysnimi.fi) ja sähköpostiosoite muodossa etunimi@yritysnimi.fi. Microsoft 365 Business Basic sisältää sähköpostilaatikon noin 6 eurolla kuukaudessa per käyttäjä ja on yleisin ratkaisu suomalaisille pk-yrityksille.

Microsoft tarjoaa sinulle sähköpostilaatikon ja alustan, mutta itse verkkotunnus (yritysnimi.fi) pitää hankkia ja maksaa erikseen joltain verkkotunnusvälittäjältä. Verkkotunnus maksaa yleensä noin 10–15 € vuodessa.

Kun olet ostanut tunnuksen, se "linkitetään" Microsoft 365 -palveluun muokkaamalla verkkotunnuksen DNS-asetuksia. Tämä vaihe pitää tehdä itse tai pyytää apua esimerkiksi IT-kumppanilta.

Domain kannattaa rekisteröidä heti yritystä perustettaessa, vaikka verkkosivut tulisivat vasta myöhemmin. Hyvät domain-nimet menevät nopeasti, ja oman nimen käyttäminen sähköpostissa on ensimmäinen asia joka näkyy asiakkaalle.

2. Laite jolla tehdä töitä

Uudelle yrittäjälle sopivimmat vaihtoehdot ovat kannettava tietokone tai tabletti näppäimistöllä. Hyvä peruskannettava maksaa 600–1 200 euroa, ja se on yritykselle vähennyskelpoinen hankinta. Voit myös valita uusiolaitteen, jolloin saat laadukkaan yrityslaitteen edullisempaan hintaan. Vaihtoehto ostamiselle on IT-palvelupaketti, eli laite palveluna, jolloin maksat kiinteää kuukausimaksua, ei suurta kertainvestointia heti alussa.

Puhelin on lähes aina jo olemassa, mutta harkitse erillisen työnumeron hankkimista jos asiakasviestintä menee omaan numeroon. Se auttaa pitämään työn ja vapaa-ajan erillään.

3. Microsoft 365 — sähköposti, Teams ja tiedostot

Microsoft 365 on käytännöllisin lähtökohta useimmille yrittäjille. Siihen sisältyvät yrityssähköposti Outlookilla, Teams-viestintä ja videoneuvottelut, Word, Excel ja PowerPoint sekä OneDrive-pilvipalvelu tiedostoille. Kaikki yhdessä paketissa, yhdellä kuukausilaskulla.

Yksinyrittäjälle perustason Microsoft Business Basic (noin 6 €/kk) riittää hyvin. Jos tarvitset Office-ohjelmat asennettuna koneelle etkä vain selainversiota, Microsoft Business Standard (noin 13 €/kk) on seuraava taso.

4. Varmuuskopiointi

Tämä unohdetaan useimmiten, ja muistetaan vasta kun jotain katoaa. Kaikki tärkeät tiedostot pitää olla tallennettuna OneDriveen tai muuhun pilvipalveluun automaattisesti. Pelkälle tietokoneen kovalevylle tallennettu tieto katoaa, jos laite hajoaa tai varastetaan.

Microsoft 365:n OneDrive hoitaa tämän automaattisesti, kun tiedostot tallennetaan oikeaan paikkaan. Jos käytät muita järjestelmiä, varmista että varmuuskopiointi tapahtuu automaattisesti, manuaalinen varmuuskopiointi unohtuu aina.

5. Tietoturvan perustaso

Monivaiheinen tunnistautuminen (MFA) on tärkein yksittäinen tietoturvatoimenpide. Se tarkoittaa, että kirjautuessasi palveluun sinulta pyydetään salasanan lisäksi toinen vahvistus, yleensä puhelimeen tuleva koodi. Tämä estää suurimman osan tilinhakkeroinnista, vaikka salasanasi päätyisi vääriin käsiin. Lisäksi laitteet ja järjestelmät on tärkeää suojata tietoturvaratkaisulla.

Microsoft 365 -tilin MFA otetaan käyttöön hallintapaneelista. Se vie viisi minuuttia ja on maksutonta.

Tarvitseeko yksinyrittäjä IT-kumppanin?

Yksinyrittäjä pärjää usein hyvin ilman erillistä IT-sopimusta, kun perusasiat ovat kunnossa. Microsoft 365:n tuki, laitteen takuu ja verkkokaupan asiakaspalvelu riittävät monelle.

IT-kumppanista on hyötyä, kun laitteet tai ohjelmistot aiheuttavat säännöllisesti ongelmia, yritys kasvaa ja mukaan tulee ensimmäisiä työntekijöitä, tietoturvan taso pitää olla dokumentoitu (esim. terveys-, lakimies- tai talousala), tai haluat jonkun jolle soittaa kun jokin menee pieleen, eikä sinun tarvitse itse selvittää.

Paljonko IT maksaa yksinyrittäjälle?

Yleisimmät IT-virheet aloittavilla yrittäjillä

IT-tarkistuslista aloittavalle yrittäjälle

Usein kysytyt kysymykset

Mitä IT-asioita pitää hoitaa kun perustaa yrityksen?

Tärkeimmät ensimmäiset IT-asiat ovat domain eli verkkotunnus, yrityssähköposti omalla domainilla, pilvipalvelu tiedostojen tallentamiseen ja varmuuskopiointiin sekä monivaiheinen tunnistautuminen tärkeimpiin palveluihin. Nämä neljä asiaa muodostavat turvallisen ja ammattimaisen perustan, jonka päälle muu rakentuu.

Tarvitseeko yksinyrittäjä Microsoft 365:n?

Microsoft 365 Business Basic on käytännöllisin ratkaisu useimmille yksinyrittäjille. Se sisältää yrityssähköpostin, Teams-viestinnän, OneDrive-pilvipalvelun ja perus-Office-sovellukset noin 6 eurolla kuukaudessa. Se on huomattavasti edullisempaa kuin erillisten palvelujen kasaaminen yhteen, ja kaikki toimii saumattomasti keskenään.

Miten saan yrityssähköpostin omalla domainilla?

Hanki ensin domain esimerkiksi Traficomin kautta (.fi-pääte) tai Domain.com-palvelusta (.com). Yhdistä domain sen jälkeen Microsoft 365 -tilaukseen, jolloin sähköpostiosoitteesi muuttuu muotoon etunimi@yritysnimi.fi. Koko prosessi vie muutaman tunnin, ja Data Groupin asiantuntija voi auttaa jos tekninen puoli tuntuu hankalalta.

Kannattaako aloittavan yrittäjän ostaa laite vai ottaa IT-palvelupaketti

Se riippuu siitä, haluatko hoitaa IT:n itse vai keskittyä oman yrityksen pyörittämiseen. Laitteiden ja ohjelmistojen itse kasaaminen on halvempaa listahinnaltaan, mutta vaatii aikaa, osaamista ja sen, että tiedät mistä saat apua kun jokin menee pieleen. Monelle yrittäjälle se aika ja energia on arvokkaampaa muualla.

IT-palvelupaketti on selkeämpi vaihtoehto, jos haluat että asiat toimivat heti ilman säätöä. Kiinteään kuukausihintaan saat laitteen, Microsoft 365:n, tietoturvan ja IT-tuen, eikä sinun tarvitse tietää miten mikään toimii, kun joku muu huolehtii siitä puolestasi.

Varaa maksuton keskustelutuokio

Oletko perustamassa yritystä tai juuri aloittanut? Asiantuntijamme auttaa valitsemaan juuri teidän tarpeisiinne sopivat IT-ratkaisut, ilman ylimääräistä tai liian vähän. Käymme läpi tilanteesi, suosittelemme sopivat työkalut ja autamme käyttöönotossa. Keskustelu ei sido mihinkään, ja saat selkeän kuvan siitä mistä kannattaa aloittaa.

Ota yhteyttä